Udkastet er en meget vigtig fase i udviklingen af en god rapport. Det er det stadium, hvor ideerne dannes i detaljer, skriften præciseres og diagrammer og sådan tilføjes, men arbejdet er ikke færdiggjort. Dette er den tid, hvor andre læser rapporten, tilføjer deres input, forslag og kritik; de kan finde fejl, foretage ændringer og omdirigere indholdet på bestemte måder. Som sådan skal udkastet til betænkning være godt nok til at være "næsten" klar, men udført med henblik på at foretage forskellige ændringer, efter at det er klart, hvad der er behov for at forbedre.
Trin
Trin 1. Planlæg rapporten
Dette kan hjælpes ved at lave en indholdsfortegnelse fra begyndelsen, selvom nøjagtigheden heraf kan ændre sig, når rapporten skrives. Det fungerer som en god retningslinje at følge, når du tilføjer "kødet til knoglerne".
Overvej, hvornår introduktionen, konklusionen og resuméet (hvis du skriver en) er bedst til sidst. Disse dele forbedres ofte ved at referere tilbage til input, der allerede er i rapportens brødtekst, selvom du ofte vil føle dig tilbøjelig til at skrive skeletresuméer for hver
Trin 2. Lav baggrundsforskning
Dette kan bestå i at læse bøger, artikler, websteder, tidsskrifter og lignende, samt lave interviews, besøge feltsider, observere processer og lignende. Saml alle de nødvendige oplysninger, omdann det til diagrammer, fotos, billedlige repræsentationer osv., Hvis det er nødvendigt. Det kan indebære gennemførelse af eksperimenter, test eller forsøg, i så fald skal disse dokumenteres korrekt og kontekstualiseres til rapporten.
- Forskningsinformation, der er indsamlet, kan gemmes på notekort, i en skrivebog, digitalt eller på andre måder, der fungerer for dig. Det vigtigste er at sikre, at du har let adgang til oplysningerne, at det ikke er en rodet bunke, der simpelthen forvirrer dig, og at den er så omfattende som krævet til din rapport. Hvis der mangler links eller ufærdige forskningsområder, skal du notere dette, så du ikke ved et uheld overser det, når du skriver rapporten.
- Spar dig selv masser af tid ved at skrive forfatteren ned, den dag den blev offentliggjort, og hvem der udgav den, og eventuelle andre identifikatorer. Oplysninger fraværende disse vigtige detaljer er smertefuldt for dig, da du bliver nødt til at gå tilbage for at bekræfte kilden, og det kan nogle gange være meget tidskrævende.
Trin 3. Bestem det nødvendige format
Start med at finde ud af, hvilken slags nummereringssystem der skal bruges. Dette vil ofte blive bestemt af din arbejdsplads, kundens præferencer eller uddannelsesinstitution. Hvis der er en foretrukken formatering, skal du ikke afvige fra dette uden tilladelse eller god grund. Mange steder bruger formateringsstilen enten til at overholde en forventet tilgang eller til at repræsentere standarden for hver publikation for den pågældende organisation. Hvis du ikke er sikker på, hvad det er, skal du først finde ud af det; det sparer en masse kræfter, mens du skriver for at få det rigtigt fra begyndelsen.
Find også ud af det grundlæggende som krav til indrykning, citatstil, brug af tekstbokse, placering af billeder osv
Trin 4. Begynd at skrive
Brug indholdet af forskningen, din egen viden og erfaring og det krævede formål med rapporten. Hvis du vil samarbejde om indholdet, skal du sørge for at gøre det på en måde, der giver hver person masser af tid til at forberede sine skriftlige sektioner, stykker eller kapitler. Følg dem regelmæssigt op for at sikre, at deres arbejde bliver produceret til tiden.
- Tal med andre, hvis du har forfatterblok. Hvis måske bare en standardrapport, men forfatterblok opstår for teknisk, professionel og uddannelsesmæssig skrivning lige så meget som for romanforfattere!
- Hvis du er ny til at rapportere at skrive, skal du tjekke ind med din vejleder, lærer eller anden mentor regelmæssigt for at være sikker på, at du er på vej i den rigtige retning. Det er smertefuldt at skulle fortryde en masse grundigt og tankevækkende arbejde, bare fordi du ikke forstod, hvad der var forventet.
- Brug instruktioner, der allerede findes på din arbejdsplads, uddannelsesinstitution eller anden relevant organisation. Eksisterende rapporter kan hjælpe dig med at bestemme stil, de forventede tilgange og hvilken slags indhold der anses for passende og passende.
- Henvisning undervejs. På den måde behøver du ikke bruge alderen på at finde ud af, hvor referencerne kom fra, eller du skal faktisk kontrollere dine udsagn senere. Brug et program, der kan hjælpe dig med at formatere fodnoter eller slutnoter efter behov. Igen, i overensstemmelse med den stil, der forventes af din arbejdsplads eller institution.
Trin 5. Træk rapporten sammen
Når du har skrevet hoveddelen, er konklusionen og introduktionen sandsynligvis de næste trin. Følg dette med resuméet, hvis det er relevant. Derefter kommer nitty gritty - bibliografien, referencerne, indholdsfortegnelsen, sidehovederne og sådan. Hvis du har brugt et program, der gør de fleste af disse ting for dig, skal de stadig kontrolleres grundigt og kontrolleres igen for at sikre, at intet mangler eller er på plads.]
Kontakt med grafisk designer for udvikling af ethvert designarbejde, der kræves, f.eks. Forsider, interne billeder, grafer og diagrammer, som du ikke selv kunne lave osv. Dette burde faktisk være i gang under rapportskrivningsfasen, da det tager tid, og du sandsynligvis vil afvise nogle af designerens udkast og søge ændringer, indtil elementerne ser ud, som du ønsker dem
Trin 6. Tilføj et vandmærke
Dette er nyttigt, fordi det klart står, at rapporten kun er i udkast. Marker hver side med "Kladde".
Trin 7. Rediger rapporten
Kontroller grammatik, stavning, forstand, konsistens, logisk flow, præcis summering af emner, placering af billeder/diagrammer/diagrammer osv. Og generel sammenlægning af rapporten. Foretag justeringer efter behov. Behandl dette alvorligt; bare fordi det er et udkast, betyder det ikke, at det skal være sjusket. Jo bedre form, udkastet er i, desto mindre sandsynligt vil der blive foretaget større ændringer i det, hvilket gør dit liv meget lettere. Hvis du vil have, at rapporten skal være overbevisende og overbevisende for andre, er denne redigeringsfase afgørende.
Trin 8. Send udkastet til rapport til de relevante personer
Som en del af dette, gør notatet klart om, hvad der forventes af hver modtager, såsom gennemgang, redigering, nøjagtighedskontrol, yderligere input, afklaring, ekspertvurdering og så videre. At lede korrekturlæseren til de nøjagtige krav til dem sparer dem tid og finpudser deres ekspertise til det, der virkelig er nødvendigt. Dette undgår også fristelsen for dem at strejfe uden for deres ekspertise og begynde at kritisere ting, du ikke synes, de skal genere.
Trin 9. Modtag kommentarer, ændringer, forslag, yderligere input osv
Sæt dig ned med dit team og din vejleder, og gennemgå alle disse ting for at finde ud af, hvad der er nødvendigt for at samle rapporten i sit endelige format. Dette kan tage et stykke tid, afhængigt af hvilken type arbejde, studieprojekt eller lignende, du laver, så prøv at afsætte det en anstændig mængde tid for at undgå ændringer i sidste øjeblik.
Trin 10. Afslut rapporten
På dette tidspunkt er det ikke længere et udkast, så fjern vandmærket. Send det til printerne, eller udskriv det internt, lav PDF-filer/e-bøger eller andre digitale formater, og det er klar til tavlen, markøren, klienten eller offentligheden.