Sådan skriver du en arbejdsrapport (med billeder)

Indholdsfortegnelse:

Sådan skriver du en arbejdsrapport (med billeder)
Sådan skriver du en arbejdsrapport (med billeder)

Video: Sådan skriver du en arbejdsrapport (med billeder)

Video: Sådan skriver du en arbejdsrapport (med billeder)
Video: Sådan skriver du et godt CV – få gode og håndgribelige tips i denne videoguide – del 1 | Randstad 2024, Marts
Anonim

At skrive en arbejdsrapport kan føles overvældende, men det kan være lettere end du tror. Arbejdsrapporter bruges typisk til at forklare dine fremskridt i et arbejdsprojekt eller give dine konklusioner og anbefalinger vedrørende et arbejdspladsproblem. For let at skrive en effektiv arbejdsrapport skal du starte med at overveje dit formål, publikum, forskning og budskab. Udarbejd derefter din rapport i et typisk format til virksomhedsrapporter. Endelig kan du revidere rapporten for at gøre den effektiv.

Trin

Del 1 af 3: Planlægning af en arbejdsrapport

Skriv en arbejdsrapport Trin 1
Skriv en arbejdsrapport Trin 1

Trin 1. Identificer formålet og emnet for din rapport

I nogle tilfælde er du muligvis blevet bedt om en rapport. Dit formål eller emne vil sandsynligvis blive inkluderet i anmodningen. Hvis du ikke er sikker på dit formål eller emne, skal du overveje, hvilken besked du sender til dit publikum. Du kan også tale med din chef eller vejleder for afklaring.

For eksempel kan dit formål være at analysere et forretningsspørgsmål, forklare resultaterne af et projekt, du har arbejdet med, eller give din vejleder et overblik over dit arbejdes fremskridt

Skriv en arbejdsrapport Trin 2
Skriv en arbejdsrapport Trin 2

Trin 2. Vælg en tone og et sprog, der passer til dit publikum

Overvej, hvad dit publikum allerede vil vide, samt niveauet af jargon, de vil forstå. Når du skriver en arbejdsrapport, kan du ofte bruge mere professionelt sprog og jargon end når du skriver til den brede offentlighed.

  • Hvem vil alle læse din rapport? Inkluder alle, der med rimelighed kan bruge rapporten i dit publikum.
  • Hvis du skriver til forskellige typer læsere, skal du inkludere alle nødvendige oplysninger, som din mindst informerede læser kan forstå. Brug dog overskrifter til hvert afsnit, så informerede læsere kan springe oplysninger over, der er overflødige for dem. Du kan også inkludere sektioner for hver målgruppe for at løse deres bekymringer.
Skriv en arbejdsrapport Trin 3
Skriv en arbejdsrapport Trin 3

Trin 3. Indsaml din forskning og understøttende materialer, hvis det er relevant

Medtag de materialer, du har brugt til at nå dine konklusioner eller udvikle dine anbefalinger. Du henviser til disse materialer, når du udarbejder din rapport, plus du skal muligvis medtage dem i bilagene til din rapport. Her er de typer materialer, du kan inkludere, når du udarbejder din rapport:

  • Økonomisk information
  • Diagrammer
  • Grafer
  • Statistiske oplysninger
  • Undersøgelser
  • Spørgeskemaer
  • Interviews med eksperter, kolleger, kunder mv.
Skriv en arbejdsrapport Trin 4
Skriv en arbejdsrapport Trin 4

Trin 4. Gennemgå dine fremskridt, hvis du skriver en statusrapport

En god statusrapport giver et hurtigt overblik over det arbejde, du har udført, hvad du skal gøre næste gang, og om projektet er på vej eller ej. Det er bedst at tænke på det som et svar på spørgsmål, som folk måtte have om dit projekt. Her er de ting, du skal inkludere i din rapport:

  • Har projektets omfang ændret sig?
  • Hvilke opgaver har du udført siden den sidste statusrapport?
  • Hvilke opgaver vil du udføre næste gang?
  • Er du på vej til at fuldføre projektet til tiden? Hvis ikke, hvorfor?
  • Hvilke forhindringer har du stødt på, og hvordan vil du overvinde dem?
  • Har du lært noget af denne måned?
Skriv en arbejdsrapport Trin 5
Skriv en arbejdsrapport Trin 5

Trin 5. Beskriv de oplysninger, du skal medtage i din rapport

Skriv dine ideer ned i en løs oversigt for at hjælpe dig med at skrive. Når du skitserer, skal du udvikle overskrifter til din rapport for at hjælpe dig med at organisere, hvad du har brug for at sige. Din disposition behøver ikke at være pæn eller veludviklet, da den kun er til din brug.

  • I de fleste tilfælde starter du din rapport med at forklare dine resultater, konklusioner eller anbefalinger. Forklar derefter, hvordan du nåede til dette punkt, og din begrundelse, hvis det er relevant.
  • Hvis du er ved at komme med en kontroversiel konklusion eller anbefaling, skal du først forklare din proces og ræsonnement, så dit publikum kan forstå, hvorfor du nåede frem til denne idé.

Del 2 af 3: Udarbejdelse af en arbejdsrapport

Skriv en arbejdsrapport Trin 13
Skriv en arbejdsrapport Trin 13

Trin 1. Brug et omslag eller titelblad

Din titelside skal angive navnet på din rapport efterfulgt af den dato, du indsendte den på en separat linje. På en tredje linje angives navnene på alle forfattere. Skriv derefter navnet på din organisation på en fjerde linje.

  • I nogle tilfælde kan du også inkludere et følgebrev for at forklare, hvorfor du skrev rapporten, hvad den indeholder, og hvad du mener, der skal gøres derefter. Dette er mere almindeligt for rapporter, der har taget lang tid at udarbejde eller kræver en yderligere forklaring, før læseren ser på selve rapporten.
  • For en statusrapport skal du angive dit navn, projektnavn, dato og rapporteringsperiode på en titelside. Sæt hvert element på en separat linje. Du kan mærke hver linje med "navn", "projektnavn", "dato" og "rapporteringsperiode", eller du kan bare liste oplysningerne.
  • Spørg din chef, om der er specifikke anbefalinger til formatering af din arbejdsrapport. De er din bedste ressource til at udarbejde din rapport.
Skriv en arbejdsrapport Trin 14
Skriv en arbejdsrapport Trin 14

Trin 2. Giv et resumé med detaljerede oplysninger om de vigtigste oplysninger

Medtag dine konklusioner, begrundelser og anbefalinger. Dette gør det muligt for nogen at forstå hovedpunkterne i din rapport uden at læse hele papiret. Du behøver ikke at skrive en detaljeret forklaring, men læseren bør forstå, hvad rapporten handler om. Dit resumé bør være.5 til 1 side langt.

  • Du behøver ikke at opsummere hele rapporten. Fokuser bare på de vigtigste ideer i rapporten, såsom de vigtigste anbefalinger eller konklusioner, du præsenterer.
  • Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over.
Skriv en arbejdsrapport Trin 15
Skriv en arbejdsrapport Trin 15

Trin 3. Inkluder en indholdsfortegnelse, der viser, hvad der er i din rapport

Angiv sektionsoverskrifterne i indholdsfortegnelsen samt sidetallene, hvor sektionen starter. Dette gør det muligt for dine læsere let at navigere i din rapport og finde de oplysninger, de har brug for.

  • Brug titler og overskrifter til hvert afsnit, så din rapport er let at læse.
  • Hvis du skriver en statusrapport, behøver du normalt ikke at medtage en indholdsfortegnelse, medmindre din chef foretrækker, at du gør det. Medtag dog titler og overskrifter for hvert afsnit for at gøre det lettere at navigere i din rapport.
Skriv en arbejdsrapport Trin 16
Skriv en arbejdsrapport Trin 16

Trin 4. Skriv en introduktion for at give et overblik over rapporten

Fortæl læseren, hvad der fik dig til at skrive denne arbejdsrapport. Opsummer konteksten omkring rapporten, og forklar dit formål. Se en forhåndsvisning af de spørgsmål, du vil besvare, eller det problem, du vil løse. Angiv omfanget af din rapport samt et køreplan over dens indhold.

  • Din introduktion behøver ikke at være lang. Vær direkte og specifik, så din læser forstår konteksten og formålet uden en lang forklaring.
  • Skriv 2-4 afsnit til din introduktion.
  • For en statusrapport bør din introduktion kun være 1-2 afsnit lang. Det skal opsummere dit projekt, og hvad du håber at opnå. Du kan også se en forhåndsvisning af det arbejde, du har gennemført, og hvad du planlægger at gøre derefter.
Skriv en arbejdsrapport Trin 17
Skriv en arbejdsrapport Trin 17

Trin 5. Forklar de resultater eller konklusioner, du præsenterer

Giv et grundlæggende overblik over den forskning eller evalueringer, du har gennemført i forbindelse med dette projekt. Diskuter og fortolk derefter dine fund, og hvordan de relaterer sig til emnet for din rapport.

  • I de fleste tilfælde vil dette afsnit indeholde et indledende afsnit og en liste over de konklusioner, du har nået.
  • Sådan kan en konklusion se ud: “1. Vores befolkning ældes, hvilket fører til flere sundhedsrisici blandt vores klientel.”
  • Hvis du skriver en statusrapport, har du ingen resultater eller konklusioner at præsentere. Angiv i stedet dine præstationer eller gennemførte opgaver i afsnittet efter din introduktion. Du kan også give et kort afsnit med 2-4 sætninger i dette afsnit. En liste er dog normalt tilstrækkelig. Du kan angive "Hævede $ 200 for at betale for festivaltelt", "Kontrakteret med din festplan for at styre festivalplanlægning" og "Undersøgte 1500 beboere for at indsamle offentlige input."
Skriv en arbejdsrapport Trin 18
Skriv en arbejdsrapport Trin 18

Trin 6. Giv dine anbefalinger til at komme videre

Dine anbefalinger skal forklare, hvad der vil ske i fremtiden. Forklar, hvad dine løsninger vil løse, og hvordan de relaterer sig tilbage til dine konklusioner. Når du har skrevet din forklaring, skal du angive dine anbefalinger på en nummereret liste og starte hver med et verbum. Angiv dine anbefalinger fra de vigtigste til de mindst vigtige.

  • Du kan f.eks. Skrive “1. Træn alle medarbejdere til at udføre HLR.”
  • Hvis du skriver en statusrapport, angiver du i stedet de næste opgaver eller mål, som du planlægger at opnå i din kommende arbejdsperiode. Du kan f.eks. Angive "Find leverandører til festivalen", "Godkend festivaldesign" og "Bestil reklameplakater".
Skriv en arbejdsrapport Trin 19
Skriv en arbejdsrapport Trin 19

Trin 7. Diskuter din proces og begrundelse for at nå frem til dine konklusioner

Forklar, hvordan du behandlede emnet, problemet eller problemet. Gennemgå dine fund, og forklar derefter, hvordan de fører til dine anbefalinger. Adskil din diskussion i forskellige sektioner med overskrifter, der fortæller din læser, hvad der er inkluderet i den sektion.

  • Dette inkluderer en længere diskussion af din forskning og evalueringer.
  • Dette afsnit bør være det længste i din rapport.
  • Hvis du skriver en statusrapport, kan du springe dette afsnit over. Inkluder i stedet et afsnit om de forhindringer, du stod over for, mens du arbejdede på projektet, samt hvordan du overvandt dem. Du skriver måske: "Mange beboere returnerede ikke undersøgelsen, fordi den ikke inkluderede forudbetalt porto. Fremover vil vi inkludere porto på vores undersøgelser eller give beboerne mulighed for at foretage deres undersøgelse digitalt.”
Skriv en arbejdsrapport Trin 20
Skriv en arbejdsrapport Trin 20

Trin 8. Angiv eventuelle referencer, du brugte ved udarbejdelsen af din rapport

Referencer kan omfatte journalartikler, nyhedsartikler, interviews, undersøgelser, spørgeskemaer, statistiske fund og anden relateret information. Citer disse referencer i slutningen af din rapport, mærk siden "Referencer".

  • Medmindre andet er beskrevet, skal du bruge APA -formatering til virksomhedsrapporter.
  • Du kan springe dette afsnit over, hvis du forbereder en statusrapport.
Skriv en arbejdsrapport Trin 21
Skriv en arbejdsrapport Trin 21

Trin 9. Angiv bilag til materialer som undersøgelser, spørgeskemaer eller e -mails

Ikke alle arbejdsrapporter har brug for bilag. Du kan dog inkludere dem, hvis du vil give din læser materiale, du har henvist til, eller yderligere oplysninger, der kan hjælpe dem med bedre at forstå emnet eller dine fund. Mærk hvert tillæg med et særskilt bogstav.

  • For eksempel kan du have "Tillæg A", "Tillæg B" og "Tillæg C."
  • Hvis du skriver en statusrapport, behøver du ikke at inkludere dette afsnit.
Skriv en arbejdsrapport Trin 12
Skriv en arbejdsrapport Trin 12

Trin 10. Inkluder en kort konklusion, der opsummerer dine fund eller fremskridt

Du behøver muligvis ikke at inkludere en konklusion, men at skrive en kan give en god oversigt over din indsats. Hold din konklusion på 3-4 sætninger, der opsummerer de oplysninger, du har præsenteret i din rapport.

Du skriver måske, “Kunstfestivalplanlægningsprojektet er på vej til afslutning efter planen. Vi har gennemført 90% af vores forplanlægningsaktiviteter og skifter nu opmærksomhed på indkøb af materialer. Projektet har ingen udestående forhindringer, men vi vil tage fat på alle, der opstår i fremtiden.”

Del 3 af 3: Gør din rapport effektiv

Skriv en arbejdsrapport Trin 6
Skriv en arbejdsrapport Trin 6

Trin 1. Brug klare overskrifter til at hjælpe dit publikum med at navigere i rapporten

Opret overskrifter, der er direkte og direkte til sagen. Læseren bør vide nøjagtigt, hvad din rapport indeholder.

  • Dine overskrifter kan omfatte: Introduktion, gennemførte opgaver, mål for næste kvartal, forhindringer og løsninger og konklusion.
  • Tilpas dine overskrifter, så de passer til oplysningerne i din rapport.
  • For en statusrapport vil dit publikum sandsynligvis være din vejleder, team eller kunder.
Skriv en arbejdsrapport Trin 22
Skriv en arbejdsrapport Trin 22

Trin 2. Brug et enkelt, direkte sprog til at formidle dine ideer

En arbejdsrapport behøver ikke at indeholde store ord og kreative sætninger. Du skal bare formidle din pointe til læseren. Udtryk dine ideer med de enkleste mulige ord, og kom lige til sagen.

Du ville skrive, "Indtægterne stiger med 50% i fjerde kvartal", snarere end, "Indtægterne skudt i vejret med 50% for at generere en fremragende indtjening i fjerde kvartal."

Skriv en arbejdsrapport Trin 23
Skriv en arbejdsrapport Trin 23

Trin 3. Brug kortfattet skrift til at holde din rapport så kort som muligt

At skrive mere end nødvendigt spilder både din tid og din læsers tid. Skær fnug og kom lige til dit punkt.

  • Husk, at nogle arbejdsrapporter kan være lange, da de kan dække mange oplysninger. Din skrivning bør dog stadig være kortfattet.
  • Det er i orden at skrive, "Salget steg i løbet af det sidste kvartal, efter at salgsmedarbejderne havde implementeret kaldet opkald", snarere end "Vi oplevede en eksponentiel stigning i indtægterne i løbet af det sidste salgskvartal, da vores talentfulde, dedikerede sælgere kaldte til at kalde potentielle kunder til bed dem om at købe flere produkter."
Skriv en arbejdsrapport Trin 24
Skriv en arbejdsrapport Trin 24

Trin 4. Udtryk dine ideer ved hjælp af objektivt og ikke-følelsesmæssigt sprog

Hold dig til fakta og lad læseren drage konklusioner baseret på et objektivt syn på emnet. Selvom du måske kommer med anbefalinger til, hvordan du fortsætter med et problem, skal du ikke forsøge at fremkalde læserens følelser for at overtale dem. Tillad læseren at danne deres egne ideer og dømmekraft baseret på et objektivt syn på fakta.

I stedet for at skrive: "Frakoblede medarbejdere har lav moral, hvilket får kontoret til at føles som en sjæleløs maskine," kan du skrive, "Medarbejdere, hvis produktivitetstal var lavere end andre, rapporterede at de følte sig frakoblet."

Skriv en arbejdsrapport Trin 25
Skriv en arbejdsrapport Trin 25

Trin 5. Undgå at bruge slang, samt ordet "I" i de fleste rapporter

Det kan være passende at bruge "jeg" i en statusrapport, hvis du skriver om et projekt, som du arbejder alene med. Ellers må du ikke bruge ordet "jeg" eller slangord i din arbejdsrapport. Det er dog i orden at bruge "dig", når du leder en sætning mod din tiltænkte læser.

Hold dit sprog professionelt under hele din rapport

Skriv en arbejdsrapport Trin 26
Skriv en arbejdsrapport Trin 26

Trin 6. Korrekturlæs din rapport for at sikre, at den ikke indeholder fejl

Grammatik og stavefejl vil undergrave professionalismen i din arbejdsrapport. Det er vigtigt, at du læser rapporten igennem for at sikre, at du ikke har stavefejl, dårlige formuleringer eller forkert brugte ord. Det er bedst at korrekturlæse din rapport mindst to gange.

  • Hvis du kan, så lad en anden korrekturlæse din rapport for dig, da det er svært at få øje på alle dine egne fejl.
  • Hvis tiden tillader det, skal du afsætte din rapport i mindst 24 timer, før du korrekturlæser den.

Tips

  • Når du har skrevet din første arbejdsrapport, kan du bruge den som en skabelon til fremtidige rapporter.
  • Din arbejdsplads kan have en skabelon til arbejdsrapporter. Tal med din vejleder for at se, om du kan bruge en skabelon til din rapport.
  • Hvis du kan, skal du basere dit rapportformat på en eksisterende arbejdsrapport fra din virksomhed eller organisation. Kontroller filerne på dit kontor, eller spørg din kollega eller vejleder om en kopi af en eksisterende rapport.

Anbefalede: