Uanset om du er en professionel planlægger eller du sidder fast i opgaven for din virksomhed, kan det være en vanskelig opgave at sikre, at du dækker alle detaljerne, at vide, hvordan du planlægger en virksomhedsbegivenhed. Fra mad, til placering, til atmosfære og mere, den perfekte begivenhed kræver planlægning og indsats for at komme problemfrit frem.
Trin
Trin 1. Konceptualiser din store idé, a.k.a
kom med dit tema.
- Uanset om du laver en cocktailfest, et værksted eller virksomhedens picnic, giver temaet tonen i begivenheden og giver dig et udgangspunkt, når du skal vælge din mad, din musik, din indretning og mere.
- Sørg for, at dit tema passer til mængden, som du planlægger. Du kan finde en lang række temaideer online for at komme i gang.
Trin 2. Angiv et foreløbigt budget ved at bestemme, hvor meget du kan bruge på mad, underholdning, leje af lokaler, invitationer og andre tilføjelser, som du gerne vil foretage til arrangementet
- Et detaljeret budget beskriver det maksimale beløb, der skal bruges på hvert aspekt af din begivenhed, samt det samlede beløb.
- Du vil planlægge præcis, hvor mange penge du vil tildele stedet, forplejning, dekorationer osv., Så der er ingen uventede overraskelser, og du går ikke over det beløb, virksomheden har afsat.
- At have et budget for øje hjælper dig med at finde ud af, hvilken type spillested du kan begynde at se på. Nogle spillesteder vil have en lavere pris på bestemte ugedage. Vær ikke bange for at forhandle og finde en bedre pris.
Trin 3. Start med at lave aftaler for at se lokationer og møde andre leverandører
- Diskuter udlejningsomkostninger og hvad der er inkluderet i disse gebyrer.
- Find ud af, hvilke timer du har adgang til rummet. Hvis ingen booker det aftenen før, kan du så have adgang til at komme ind og dekorere eller opsætte? Leverer de service til maden, eller skal du medbringe eller leje dit eget sengetøj, tallerkener, servietter og sølvtøj?
- Skal maden komme fra det sted, eller kan du tage en ekstern forplejning med?
- Hvis du kan hente din egen cateringfirma, skal du begynde at møde med potentielle leverandører for at smage deres mad og bestemme deres pris.
- At have serveret måltider til dit arrangement kan eliminere besværet med at prøve at samle mad og drikkevarer på egen hånd. Bestilling af afhentning efterlader også unødvendig plads til fejl i ordren eller forsinkelser i leveringen.
- Find ud af, om dit sted kræver, at du indfører ekstern sikkerhed til dit arrangement. Dette beskytter dig ikke kun mod ansvar, men det kan hjælpe med at forhindre udenforstående i at gå ned på din fest.
- Se efter at ansætte en autoriseret bartender, hvis dit anlæg ikke kan levere en, og du vælger at have alkohol til arrangementet.
- Find ud af, om lokalet kan levere dekorationer, eller om du skal levere dit eget. Nogle faciliteter har en lang række forskellige ting, som du kan bruge, såsom stearinlys, spejle til at sætte på bordet, glasglas osv. Så hvis du kan drage fordel af, at alt er gratis, kan du spare en hel del på dit budget.
Trin 4. Bestem din menu med din cateringfirma eller facilitet, og bestem tidspunktet og serveringsformen
Vil det være en buffet eller et siddende, belagt måltid? Tager du forretter på forhånd, og/eller overvejer du en dessertbar senere på aftenen? Stryg de nøjagtige detaljer og timing, så dine gæster ikke bliver sultne på noget tidspunkt.
Trin 5. Underskriv kontrakter med dine leverandører, og sørg for, at de giver dig en kopi
Trin 6. Køb dine dekorationer, der matcher dit tema
Trin 7. Opret og send dine invitationer via traditionel post eller elektronisk
Trin 8. Lav en opgaveliste tidslinje
Hvis der er nogle detaljer, du stadig skal dække eller er tidssensitive, skal du sørge for, at du har oprettet en nedtællingsliste for at holde øje med de små detaljer.