Sådan organiseres kvitteringer: 9 trin (med billeder)

Indholdsfortegnelse:

Sådan organiseres kvitteringer: 9 trin (med billeder)
Sådan organiseres kvitteringer: 9 trin (med billeder)

Video: Sådan organiseres kvitteringer: 9 trin (med billeder)

Video: Sådan organiseres kvitteringer: 9 trin (med billeder)
Video: Как стать Успешным Парикмахером! Как достичь Успеха в Любом бизнесе! Ева Лорман! 2024, Marts
Anonim

Organisering af kvitteringer kan virke som en skræmmende opgave, især hvis du har papirsedler liggende overalt i dit hjem. Selvom der ikke er nogen rigtig eller forkert måde at sortere dine kvitteringer på, kan du prøve at eksperimentere med forskellige organisatoriske metoder for at se, hvilken der passer bedst til din husstand eller dit kontor. Hvis du kan lide at holde på papirkvitteringer, skal du samle og sortere dem i et enkelt område. Hvis du foretrækker at sortere og få lettere adgang til dine lapper, skal du bruge en computer eller smartphone til at organisere dem i stedet.

Trin

Metode 1 af 2: Indsamling af papirkvitteringer

Organiser kvitteringer Trin 1
Organiser kvitteringer Trin 1

Trin 1. Gennemgå dine kvitteringer regelmæssigt, så de ikke hober sig op

Sorter dine kvitteringer ugentligt eller månedligt, og kassér dem, du ikke har brug for. Som en tommelfingerregel skal du opbevare eventuelle medicinske regninger, kreditkortopgørelser, kontoudtog og andre generiske regninger i omkring 1 år.

Denne regel gælder ikke for vigtige filer som selvangivelser, kontoudtog og låneansøgninger. Hav disse ved hånden

Organiser kvitteringer Trin 2
Organiser kvitteringer Trin 2

Trin 2. Gem dine kvitteringer i et bindemiddel eller arkivskab

Hvis du ikke har mange kvitteringer, skal du gemme dem i et bindemiddel. Fyld bindemidlet med arkbeskyttere, og skub derefter kvitteringerne ind i beskytterne. Hvis du har mange kvitteringer, er et arkivskab en bedre opbevaringsløsning,

  • Hvis du vil tilføje et ekstra organisationslag, skal du bruge mærkede faneblade til at sortere og ordne dine kvitteringer bedre.
  • Hvis din husstand er lille, en 1 til 1 12 i (2,5 til 3,8 cm) bindemiddel vil fungere godt. Hvis du arbejder for en virksomhed, kan et bindemiddel på 7,6 cm dog være bedre.
  • Ved hjælp af mærkede skillelinjer kan du organisere dine kvitteringer efter kategori, dato eller navn.
Organiser kvitteringer Trin 3
Organiser kvitteringer Trin 3

Trin 3. Sorter dine kvitteringer kronologisk for at holde styr på dine udgifter

Brug et mærkningssystem, der hjælper dig med at gennemgå dine kvitteringer efter dato. Mærk dine fanedelere eller mapper med forskellige tidsintervaller, så du lettere kan få adgang til visse kvitteringer. Prøv at sortere dine filer efter år, hvis du ikke har mange kvitteringer, eller hvis du er medlem af en lille husstand. Hvis du administrerer en stor virksomhed eller organisation, skal du muligvis ordne dine kvitteringer efter måned eller uge.

Hvis du f.eks. Bruger et bindemiddel til at organisere dine kvitteringer, kan du organisere dine fanedelere efter år. Hvis du bruger et arkivskab, kan du bruge individuelle mapper til at repræsentere hver måned i året

Organiser kvitteringer Trin 4
Organiser kvitteringer Trin 4

Trin 4. Arranger dine kvitteringer efter kategori for at se, hvor meget du bruger på hvad

Inden du placerer dine gamle kvitteringer i arkbeskyttere eller mapper, skal du sortere dine lapper i forskellige bunker, så du kan få en idé om, hvor meget du bruger på bestemte varer. Når du har sorteret dine filer, skal du arrangere og distribuere kvitteringerne til deres rigtige placeringer.

  • Hvis du f.eks. Holder styr på husholdningsudgifterne, kan du sortere dine kvitteringer i kategorier som dagligvarer, gaspenge, tøj og andre fornødenheder.
  • Hvis du leder en større virksomhed, kan du sortere dine kvitteringer efter bank-, kreditkonti og forsikringsbetalinger.
Organiser kvitteringer Trin 5
Organiser kvitteringer Trin 5

Trin 5. Organiser dine kvitteringer efter navn, hvis du kan lide tingene i alfabetisk rækkefølge

Vælg forskellige kategorier eller grupper, der skal bruges til dit arkivsystem, der giver mening for dig. Hvis du kommer fra en stor husstand eller arbejder for en virksomhed, har du måske lettere ved at sortere kvitteringer efter navnene på dine husstandsmedlemmer eller kolleger.

Sorter kvitteringer i alfabetisk rækkefølge i en større mappe. For eksempel, hvis du havde en kategori kaldet "Madudgifter", kunne du sortere dine kvitteringer sådan: Applebees, Bob's Bakery, Burger King osv

Metode 2 af 2: Upload dine kvitteringer digitalt

Organiser kvitteringer Trin 6
Organiser kvitteringer Trin 6

Trin 1. Scan dine gamle kvitteringer, så du kan genbruge sedlerne

Invester i en lille scanner, som du kan køre dine gamle kvitteringer igennem. Opret et operationscenter i nærheden af din computer eller bærbare computer, og dediker derefter et stykke tid hver uge eller måned til at scanne og uploade dine kvitteringer til en digital grænseflade. Smid ikke papirkvitteringer ud, før du har scannet dem til din computer eller bærbare computer.

  • Hvis du ikke har en scanner ved hånden, kan du i stedet downloade en scanningsapp til din telefon. Brug denne app til at scanne et billede af kvitteringen, så snart du modtager den. Nogle gode apps på markedet er Scannable, Scanner Pro, CamScanner og Genius.
  • For lettere adgang og hentning kan du prøve at konvertere alle dine scanninger til et PDF -filformat.
Organiser kvitteringer Trin 7
Organiser kvitteringer Trin 7

Trin 2. Sorter dine scanninger i digitale mapper og undermapper

Opret digitale mapper med klare, effektive overskrifter. Hvis du har et kronologisk arkiveringssystem, skal du oprette mapper mærket efter måned eller år. Hvis du har et alfabetisk arkiveringssystem, kan du overveje at lave mapper baseret på et bogstav. Inden for disse store mapper skal du oprette mere specifikke undermapper, der kan hjælpe dig med at organisere og kategorisere dine kvitteringer mere detaljeret.

  • Hvis du f.eks. Bruger et kategorisk arkiveringssystem, skal du mærke en af dine mapper som "Dagligvarer". I denne mappe skal du oprette undermapper, der korrelerer med forskellige butikker.
  • Hvis du bruger et kronologisk arkiveringssystem, kan du have en mappe mærket "2020", derefter have undermapper mærket som januar, februar og så videre.
Organiser kvitteringer Trin 8
Organiser kvitteringer Trin 8

Trin 3. Mærk dine filer efter dato, så du hurtigt kan få adgang til dem

Tænk på en effektiv stenografi, der gør det let for dig at finde og henvise til kvitteringen senere. Hvis du foretrækker et kronologisk arkiveringssystem, skal du angive året efterfulgt af den specifikke dato. Hvis du kan lide kategorisk arkivering, kan du mærke kvitteringen med butiksnavnet og købsdatoen. Eksperimenter med forskellige etiketnavne, indtil du finder et system, der fungerer bedst for dig og din husstand.

  • For eksempel kan du mærke individuelle filer som: "Jan_04_2019" eller du kan prøve noget som "Supermarket_Jan_04."
  • Hvis du foretrækker et kategorisk eller alfabetisk arkiveringssystem, kan du mærke dine mapper som "Albertson Grocery Run 1/14" eller noget lignende.
  • Nogle computere lader dig mærke og mærke filer efter farve. Hvis din computer eller bærbare computer har denne funktion, kan du prøve at bruge den til bedre at sortere dine kvitteringer. For eksempel kan du mærke dine købmandskvitteringer med et grønt mærke og dine gaskvitteringer med et blåt mærke.
Organiser kvitteringer Trin 9
Organiser kvitteringer Trin 9

Trin 4. Opret en sikkerhedskopi på din computer for at beskytte og sikre dine scanninger

Tag en tom USB -stick og sæt den i din computer eller bærbare. Brug din markør til at kopiere og indsætte dine kvitteringsfiler fra computeren til lagerenheden. Prøv at opdatere denne lagringspind hvert par måneder, så du har en opdateret sikkerhedskopi af dine kvitteringer.

En ekstern harddisk kunne også fungere til dette

Variation:

Download en kvitteringsscanningsapp, hvis du ikke vil bruge din computer. Søg efter mobilapps, der har en scanningsfunktion, og lad dig gemme dine uploadede kvitteringer i appen. Med denne type system på plads kan du scanne og sortere dine kvitteringer, når du er på farten. Nogle populære kvitteringsscanningsapps er Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave og Certify Expense.

Anbefalede: