Virker det som om, at det kun er nok at gøre én ting ad gangen? Selvom multitasking kan spare tid, er det ikke passende for enhver situation. For at være effektiv skal multitasking udføres med omhu og opmærksomhed.
Trin
Trin 1. Fastsæt dine mål
Det gamle ordsprog, "Hvis du ikke ved, hvor du skal hen, vil enhver vej bringe dig der" er lige så sandt, selvom du følger flere opgaver.
Trin 2. Evaluer, om multitasking er passende for de mål og opgaver, du skal udføre
Efter din ærlige vurdering er multitasking nødvendig? Vil det hjælpe dig med at få mere gjort? Eller vil det kun resultere i, at du gør flere ting langsomt eller dårligt?
Hvis din leder eller en anden beder dig om at multitaske, og du føler, at det er kontraproduktivt eller usikkert, kan du prøve at forklare dine bekymringer
Trin 3. Afsæt tid til at give intense eller komplekse opgaver dit fulde fokus
Lad det være kendt, at du foretrækker at have tid til dig selv i en time eller to hver dag, og bruge den tid til intense opgaver, der kræver din fulde koncentration.
Trin 4. Vælg opgaver, der er rutinemæssige, velkendte eller flydende til multitask
Forvent ikke at have det fulde fokus, der kræves for at lære en ny aktivitet eller udføre en vanskelig eller kompleks opgave.
Trin 5. Planlæg fremad
Du kan ikke planlægge hver afbrydelse eller forudsige, hvor mange gange telefonen vil ringe om en eftermiddag, men du kan muligvis vælge dine opgaver og have i tankerne en generel række af hændelser for at fuldføre dem, men undgå unødvendig gentagelse eller redundans.
- Start længere eller mere involverede opgaver først. Udfyld hullerne med kortere, veldefinerede eller selvstændige opgaver.
- Tænk over, om der er ressourcer til at styre og distribuere, bortset fra din tid og opmærksomhed. Hvis du bager flere retter, har hver enkelt brug for tid i ovnen. Kan du sætte dem alle sammen, eller skal de gå i en rækkefølge?
Trin 6. Arbejd fremad
Hvis du ved, at der vil være et stort jag om eftermiddagen, skal du starte tidligt med at sætte op og forberede dig. Hvis du nogensinde har set restaurantpersonalet pakke bestik ind i servietter klokken 15.00, har du set et godt eksempel på at arbejde videre i aktion.
Trin 7. Tillad ekstra tid
Hvis du forventer hyppige afbrydelser, skal du medregne det, når du planlægger, hvor lang tid du forventer, at alt andet vil tage.
Trin 8. Arbejd med én ting ad gangen, men skiftevis
Jonglører kan have mange objekter i luften, men de manipulerer normalt kun en ad gangen.
Med hensyn til opgaver kan vekslende hurtigt betyde at finde ud af måder at skifte mellem opgaver rent. Måske betyder det at identificere eller endda bygge på tidspunkter, hvor en opgave ikke har brug for din direkte opmærksomhed (f.eks. Når vasketøj er i vaskemaskinen eller en gryde er i ovnen). Det kan også betyde, at du indstiller en timer eller alarm eller laver en mental eller skriftlig note for at minde dig selv om at være opmærksom på en opgave igen, når den tid kommer
Trin 9. Fjern unødvendige opgaver
Hvis du multitasking for at være mere effektiv, skal du ikke bruge tid på at gøre ekstra ting. Undtagelsen er en baggrundsaktivitet, der hjælper med at fordrive tiden, hvis en primær opgave er kedelig, mekanisk eller rutinemæssig. For eksempel, hvis det at lytte til radioen eller en lydbog hjælper med træls ved at male en væg, skal du gå efter det.
Trin 10. Forenkle opgaver, du ikke kan fjerne
Især hvis de er rutineopgaver, skal du prøve at udføre dem kun i så mange detaljer, som de har brug for. Dette betyder ikke, at du skal afvise under-standardarbejde. Søg i stedet efter ineffektivitet og forbedr, hvad du kan.
Trin 11. Vælg kompatible opgaver
For eksempel kan du opleve, at både læsning og lytning til tale bruger samme type fokus. Prøv i stedet at parre en fysisk opgave, f.eks. At stryge tøj, med en mental opgave, f.eks. At lytte til radioen.
Trin 12. Vælg opgaver, der er lette at afbryde
Især hvis multitasking består i at håndtere hyppige afbrydelser (f.eks. En ringende telefon), skal du vælge opgaver, der let kan sættes på pause samtidig.
- Når du holder pause, skal du holde bevidst pause og gøre, hvad du skal, for at minde dig selv om at genoptage.
- Når det er muligt, skal du holde pause ved naturlige pausepunkter. Dette kan være slutningen på en side eller begyndelsen på en ventecyklus.
Trin 13. Hold et udvalg af mindre projekter eller enklere opgaver rundt for at udfylde huller i et større projekt
Det vil sige, gør det større projekt som en prioritet, men lav grundlæggende fyldstofopgaver, når du finder dig selv venter på information eller inspiration om et større projekt.
Trin 14. Brug ventetiden effektivt
Hav noget med dig at gøre, især på steder, du forventer at vente (lufthavnen, posthuset eller tandlægen). Læsning er en let, bærbar opgave. Det er også en god idé at bære seddelkort eller en notesbog for at skrive ideer.
Trin 15. Arbejd i et tempo, du kan opretholde
Tag pauser, når du har brug for dem, især for at balancere rush. Multitasking kræver muligvis intens fokus og er muligvis ikke en aktivitet, du kan opretholde på ubestemt tid.
Tips
- Læg mærke til hvad der virker og hvad der ikke virker. Hvis lektier foran fjernsynet tager dobbelt så lang tid som at lave lektier og se et program separat, skal du ikke parre disse opgaver i fremtiden.
- Prøv ikke at overvælde dig selv. Hvis du føler, at du ikke kan udføre to opgaver på én gang, skal du dele begge dele op i overskuelige stykker og begynde på kun en del.
- Gør din træning og gangtid til din 'dig' tid. Gør dette på frokosttid for at spare endnu mere tid. Eller cykl, løb eller gå på arbejde for at multitaske din pendling med din træning og undgå at sidde i trafikken.
- Tag noget andet med på et møde, især hvis du forventer, at det indeholder emner, der ikke involverer dig. Hvis emnet for et møde ikke involverer dig, skal du arrangere kun at deltage i de relevante dele eller bede en kollega om at indkalde dig, når du har brug for det, og slet ikke deltage.
- Hvis du har mange opgaver på din computer, kan du prøve at lukke alle fanerne, der ikke er relateret til den specifikke opgave, eller sætte dem i et separat vindue, eller det kan være lidt overvældende.
Advarsler
- Giv altid din fulde koncentration til opgaver, der kan have sikkerhedskonsekvenser. Multitask aldrig under kørsel.
- Overdriv det ikke. Gør ikke så mange ting på en gang, at ingen får gjort. Tag heller ikke på så meget, at du brænder ud.
- Husk, at multitasking sænker kvaliteten af det arbejde, du udfører, og det beløb, du vil huske bagefter. Kun multitask som sidste udvej.