Hvis du vil have din mail til at komme til modtageren hurtigt og præcist, kan du gøre meget for at hjælpe dig ved afslutningen af oprettelsen af mailen. En korrekt adresseret konvolut gør alles liv let og hjælper med at sikre, at varen når den person, den skal nå, på rekordtid.
Trin
Trin 1. Vælg kuverter i almindelige farver
Undgå at bruge smarte konvolutter, når det drejer sig om en forretningstransaktion eller andre officielle transaktioner, såsom at skrive til regeringen eller en domstol.
Trin 2. Brug kun sort eller blå pen
Hold dig til reguleringspenne, hvis du skriver direkte på konvolutten. Andre farver er distraherende og tyder på en mangel på professionalisme, der kan holde tingene oppe i nogens bakke.
Trin 3. Sigt på at udskrive en etiket frem for at adressere den i hånden
Trykte etiketter er lettere at læse og ser umiddelbart professionelle ud. Det er ikke vigtigt, men hvis du har rodet håndskrift, er det forsigtigt! Når du udskriver, skal du bruge skrifttyper af typen Times New Roman, Geneva, Verdana. Undgå at bruge smarte skrifttyper, der gør det sværere at læse (både for det menneskelige øje og for postscanningsmaskiner).
Trin 4. I adressen skal du huske at inkludere den korrekte "opmærksomhed på" detaljer
Brug af "ATTN:" eller "Attention" fremhæver den præcise person, der skal læse din mail. Hvis du ikke har et eksakt navn, skal du skrive stillingsnavnet ned. Denne notation skal tilføjes forud for modtagerens gadeadresse.
Trin 5. Skriv adressen fuldstændigt
For at undgå fejl må du ikke antage, at de, der læser adressen, ved, hvad dine forkortelser betyder. Desuden må du ikke engang antage, at almindelige forkortelser er så almindelige, som du tror! Stav statslige navne, bynavne, folks navne for at være sikre.
Trin 6. Henvend dig til USPS (eller dit lokale mailudbyder) for at validere adressen
For at undgå fejl skal du bruge værktøjer til at verificere og normalisere adressen til den hurtigst mulige levering. Stav navnene på byer og modtagere, for at være sikker.
Trin 7. Placer adressen i midten af konvolutten
Brug en blokindstilling, og hold adressen centreret så meget som muligt, så der er plads under, over og til siderne af adresseblokken.
Trin 8. Tilføj dine returoplysninger
Dette er afgørende for returnering, hvis noget går galt under levering. Skriv dine returoplysninger tydeligt, eller brug en klistermærke, der er fortrykt med dine adresseoplysninger. Brug den relevante adresse til retur-overvej om det skal være din hjemmeadresse, en arbejdsadresse, en virksomhedsadresse osv. I Nordamerika skal du placere denne returadresse i øverste venstre hjørne af konvolutten (din venstre, når du ser på konvolutten). I andre lande er det mere almindeligt, at enkeltpersoner placerer returadressen på den anden side af konvolutten, omtrent hvor kuverten er forseglet, selvom virksomheder har en tendens til at foretrække stilen i det forreste hjørne.
Tips
-
Placer vigtige tilføjelser under svaradresseblokken på forsiden af konvolutten eller i det øverste hjørne modsat frimærket. Brug hovedstæder til sådanne tilføjelser. Eksempler på disse omfatter:
- TIL:
- FRA:
- FORTROLIG
- KUN FOR MODTAGERE
- I TILLID
- SVAR ASAP/Umiddelbart
- PRESSERENDE