Sådan organiseres en konference (med billeder)

Indholdsfortegnelse:

Sådan organiseres en konference (med billeder)
Sådan organiseres en konference (med billeder)

Video: Sådan organiseres en konference (med billeder)

Video: Sådan organiseres en konference (med billeder)
Video: VUM konference 2020 - Hvorfor og hvordan recovery og rehabilitering i VUM 2 2024, Marts
Anonim

En konference er en fantastisk måde for mennesker med en fælles interesse at komme sammen og udveksle de mest banebrydende ideer inden for deres område. Konferencer er regelmæssige forekomster i den akademiske verden, mange brancher, marketinggrupper på flere niveauer og religiøse grupper for blot at nævne nogle få. Hvis du har besluttet at organisere en konference i dit område, begynder du måske at indse, at en velplanlagt konference har en huskeliste på cirka en kilometer lang. Der er konferencested, deltagerliste, materialer, teknologi og endda forfriskninger at tænke over og planlægge. Hvis du begynder at fortryde at gå i gang med at planlægge, sænk farten, tag vejret og ved, at du har evnerne til at organisere en konference. Nøglen til vellykket konferenceplanlægning er at tage hver opgave et trin ad gangen og føre en grundig liste over, hvad du har gjort, og hvad du skal gøre derefter.

Trin

Del 1 af 4: Planlægning af konferencen: Tidlige stadier

Lav et A+ -projekt Trin 3
Lav et A+ -projekt Trin 3

Trin 1. Start tidligt

Du bør begynde de tidlige faser af planlægningen af konferencen mindst otte måneder i forvejen, endnu længere, hvis konferencen vil have mange deltagere eller har et stort omfang.

  • Husk, at mange spillesteder og cateringtjenester skal reserveres måneder i forvejen, og mange deltagere bliver nødt til at rejse og lave planlægningsarrangementer for at være til stede.
  • Desuden har du muligvis brug for sponsorer og store virksomheder til at udarbejde deres årlige budgetter måneder i forvejen, så enhver økonomisk eller ikke -økonomisk hjælp skal forhandles med dem på forhånd.
Vind et lokalt valg Trin 5
Vind et lokalt valg Trin 5

Trin 2. Danne et udvalg

Et konferenceudvalg træffer alle beslutninger til konferencen, og at have mere end én person sikrer, at du har nok perspektiver til at træffe beslutninger om vigtige spørgsmål, og at du har nok mennesker til faktisk at trække detaljerne ud.

  • Du skal bruge en konferencekoordinator, som er punktpersonen for alle de store beslutninger, og som ender med at give mest tid til at tage alt sammen. Du kan også leje en eventplanlægger, hvis du har et stort nok budget, og spare dig selv for hovedpine.
  • Hvis denne konference er gentagelse af en, der tidligere har været afholdt, kan du prøve at få det foregående års koordinator med i udvalget. Hvis han eller hun ikke kan deltage, skal du i det mindste bede om materiale fra det foregående år for at hjælpe med at strømline planlægningen.
Studer i udlandet Trin 7
Studer i udlandet Trin 7

Trin 3. Skriv dine mål og dagsorden ned

Du bliver nødt til klart at definere, hvad du håber at opnå med denne konference, fordi dette vil præge resten af dine beslutninger. Ved at vide, hvad du vil formidle, og til hvem, før du starter en anden konferenceorganisation, letter stresset ved at komme videre.

Hvis du aldrig har planlagt en konference, er det klogt at holde sig til en lille og relativt ligetil plan første gang du prøver det. Det betyder praktisk talt en konference på højst en eller to dage med højst 250 til 300 mennesker

Vidne i en deponering Trin 3
Vidne i en deponering Trin 3

Trin 4. Vælg byen og datoerne

Selvom du muligvis ikke kan vælge den specifikke dato og placering uden mere planlægning, er det vigtigt, at du har en god idé om, hvor lang tid du har til at planlægge.

  • Der er sandsynligvis mange begrænsninger på den dato, du vælger på grund af din særlige situation, men generelt afholdes der normalt konferencer på bestemte tidspunkter af året og bestemte dage i ugen. I Europa for eksempel afholdes der normalt konferencer mellem marts og juni eller mellem september og november; ethvert andet tidspunkt, og folk er mindre tilbøjelige til at dukke op. På samme måde har konferencer tendens til at blive afholdt fra torsdag til fredag eller mandag til tirsdag. Find ud af, hvad branchens normer er i dit område, før du vælger måned og dage.
  • Længden af en konference afhænger af, hvor mange mennesker du tror vil deltage, og hvad der skal udføres på en konference. For en konference med 250-300 mennesker, planlæg i cirka to hele dage.
  • Generelt bør du kun forsøge at organisere en konference i din egen by, og byen skal have adgang til en nærliggende lufthavn, hoteller og et acceptabelt valg af spillesteder. Det er også bedst, hvis byen er et stort storbyområde, som folk alligevel gerne vil besøge; folk på hegnet om at deltage i en konference er mere tilbøjelige til at gå, hvis det er i et turistmål.
Start et hjemmeplejecenter Trin 5
Start et hjemmeplejecenter Trin 5

Trin 5. Navngiv konferencen

Dette hjælper, når du begynder at publicere, men hjælper også med at planlægge, da du kan holde dine materialer konsistente og begynde at opbygge en tilstedeværelse på sociale medier til konferencen.

Vælg et navn, der antyder målet og/eller publikum for selve konferencen. Slå op på navne på lignende konferencer for at få ideer, men vær sikker på, at din er original og ikke lyder ligner en anden begivenhed, især en relateret til din niche

Del 2 af 4: Organisering af konferencen

Køb engros Trin 2
Køb engros Trin 2

Trin 1. Udvikl dit budget

Der er ingen måde, hvorpå du kan gøre noget andet uden at vide, hvor mange penge du samlet set skal bruge og derefter dele det op i tildelinger såsom konferencelokaler, materialer og højttalers gebyrer. Hold dig til dit budget, og hvis du delegerer ansvar, skal du sørge for, at dine assistenter også overholder deres monetære grænser.

Budgettet kan blive påvirket af, om du vil forsøge at rekruttere sponsorer til dit arrangement eller ej. Sponsorer betaler et gebyr for at støtte konferencen, men får også en mening om selve konferencens indhold, typisk inklusive hosting af præsentationer eller paneler med deres egne talere og branding af konferencemateriale med deres logoer. På plussiden betaler en sponsor dig på forhånd, hvilket giver dig flere penge at arbejde med, som du planlægger. Sponsorer kan omfatte lokale brancheledere eller filantroper, afhængigt af dit emne

Byg god kredit Trin 11
Byg god kredit Trin 11

Trin 2. Fastsæt billetpris og salgsmetode

Nogle konferencer er gratis for deltagerne, og andre opkræver ublu store gebyrer. Der er flere faktorer, der skal overvejes, når man fastsætter billetprisen og bestemmer, hvordan man begynder at sælge billetter:

  • Hvilke gebyrer er forbundet med planlægning af konferencer? Hvis det er en lille, lokal konference med få eller ingen gebyrer, kan det være fornuftigt ikke at opkræve folk for at deltage. En anden mulighed er at tillade, at de fremmødte deltager gratis, mens andre betaler et mindre gebyr til at dække konferenceomkostninger.
  • Flere-dages konferencer eller dem, der serverer måltider, opkræver typisk registreringsgebyrer, som kan variere fra $ 30 til flere hundrede i USA.
  • Mange konferencer bruger en glidende lønskala for mennesker i forskellige stadier af deres karriere. For eksempel opkræver akademiske konferencer typisk et lavere gebyr for studerende end for fakultetet og opkræver også et lavere gebyr for medlemmer af sponsorforeningen end for offentligheden.
Udvikle erhvervsejendomme Trin 4
Udvikle erhvervsejendomme Trin 4

Trin 3. Vælg dit konferencested

Når du spejder efter steder, skal du huske på antallet af deltagere, bekvemmeligheden ved placeringen, parkering og nærhed til offentlig transport, lufthavne og hoteller. Dit mål med at finde et sted at holde konferencen bør være at gøre det så let som muligt for deltagerne at deltage.

Tjek om din by har et kongrescenter eller et hotel med konferencelokaler. Til små konferencer kan du ofte leje en lokal kirke eller et forsamlingshus

Opret en Benefit Concert Series Trin 9
Opret en Benefit Concert Series Trin 9

Trin 4. Få hjælp fra lokalets personale

Hvis du har valgt et sted, der er kendt for at afholde konferencer, kan du trykke på denne uvurderlige ressource. Dette er, hvad personalet gør hver dag og bør kunne besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer og rådgive, når det er nødvendigt.

Nogle steder har endda en eventplanlægger på personalet, der kan håndtere mange af de resterende detaljer om din konference. Selvom planlæggeren opkræver et gebyr, kan det være det værd at forhindre, at dette bliver dit eget fuldtidsjob de næste par uger

Behandl skuffelse i et forhold Trin 1
Behandl skuffelse i et forhold Trin 1

Trin 5. Beslut en menu

Når du arrangerer en konference, skal du huske, at deltagerne ikke vil sidde hele dagen uden at spise et anstændigt måltid, og mange ved ikke, hvad der er tilgængeligt i området. Find ud af, om du vil leje en catering til at indbringe morgenmad, frokost og snacks, eller om det konferencested, du har valgt, vil levere mad.

Husk, at mange mennesker har kostrestriktioner, allergier og præferencer, der kan gøre det svært at planlægge måltider. Hvis du vælger en erfaren cateringfirma, kan de oprette muligheder for vegetariske, nøddefri, glutenfri, kosher eller andre madpræferencer

Vind et lokalt valg Trin 4
Vind et lokalt valg Trin 4

Trin 6. Insister på en gennemgang

Når du har klaret hovedparten af din konference, skal du ikke overlade noget til tilfældighederne ved at gå ind med resten af deltagerne, når konferencen skal starte.

Gå til konferencestedet og mød personalet dagen før for at være sikker på, at alt er på plads og tage sig af detaljer i sidste øjeblik

Del 3 af 4: Planlægning af konferencens indhold

Start en fødevarebank Trin 8
Start en fødevarebank Trin 8

Trin 1. Planlæg tidsplanen

Du kender allerede titlen på konferencen og har en generel idé om emnerne. Men nu er du nødt til at beslutte, hvordan det rent faktisk vil spille ud. Konferencer findes i mange typer, og forskellige industrier tager forskellige tilgange. Hvis du er i tvivl om, hvordan du fortsætter, kan du overveje at gå med et fælles konferenceformat:

  • Begynd med en keynote eller åbningsadresse. Dette er normalt en tale eller præsentation givet af et kæmpe navn i branchen eller feltet-hvem der tilfældigvis er den mest kendte taler, du kan overbevise om at komme. Keynote kan finde sted om aftenen og derefter slutte med en middag, eller den kan finde sted først om morgenen på den første dag i konferencen.
  • Den eller de resterende dage af konferencen skal opdeles i kortere sessioner. Det egentlige indhold af sessioner bestemmes normalt af, hvem der planlægger at deltage (deltagerne sender forslag), men du kan også planlægge workshops, filmvisninger eller andre formater, som du ved, at du vil inkludere. Afhængigt af hvor mange mennesker der deltager, kan du afholde en session ad gangen (som kaldes "plenarmøde"), eller du kan have flere sessioner kørende samtidigt (kaldet "breakout -grupper"), så deltagerne kan vælge, hvad de skal deltage i.
  • Afslut konferencen på et højt niveau med en motiverende foredragsholder eller en udfordring til publikum.
Studer i udlandet Trin 3
Studer i udlandet Trin 3

Trin 2. Beslut, hvilken type sessioner du skal have

Disse vil variere afhængigt af branchens standarder, men du kan overveje foredrag, igangværende præsentationer, workshops, politikopdateringer eller state-of-the-field-adresser, interaktive sessioner eller åbne gulvplakatpræsentationer.

  • Den type sessioner, du forventer at have, vil have indflydelse på, hvordan du offentliggør konferencen, så beslut tidligt, hvilken type indhold der vil have mest betydning for din målgruppe.
  • Sessioner kan variere fra 45 minutter til tre timer hver, afhængigt af antallet af præsentationer og indholdet.
Find den bedste fungerende skole Trin 5
Find den bedste fungerende skole Trin 5

Trin 3. Planlæg, hvis du har brug for at inkludere andre aktiviteter

At finde ud af, hvordan du kan passe andre vigtige begivenheder ind i din konferenceplan, er afgørende for en vellykket begivenhed.

  • Du kan også planlægge tid til organisatoriske forretninger, f.eks. Forretningsmøder eller priser.
  • Du kan inkludere måltider eller bede deltagerne om at medbringe et måltid med en brun pose (generelt vælger du kun den sidste mulighed, hvis du ikke opkræver et gebyr for fremmøde; ellers forventer folk, at deres registreringsgebyrer dækker mindst et måltid). Du kan også tage en pause og lade deltagerne få frokost på nærliggende virksomheder, hvis dit sted er i byen.
  • Beslut, om dine deltagere sandsynligvis vil have nogen form for underholdning, såsom ture i lokalområdet, en nat på en komedieklub eller en film- eller teaterforestilling. I nogle byer og i nogle industrier forventes disse, men i andre kan de virke malplacerede.

Del 4 af 4: Offentliggørelse af konferencen

Annoncer en førskole Trin 1
Annoncer en førskole Trin 1

Trin 1. Bestem, hvem der vil deltage

Der er mange slags konferencer, herunder akademisk, religiøs og industri, og hver af disse typer er forskellige i typer af deltagere. Du skal være sikker på, at der er nok interesse for det segment, du målretter mod, før du går videre med planlægningen.

Hvis du kun er målrettet mod en lille gruppe, f.eks. Ansatte i din virksomhed eller medlemmer af din kirke, behøver du ikke tage så mange skridt for at offentliggøre konferencen. En simpel e -mail eller to sammen med en omtale i nyhedsbrevet og/eller på administrative møder burde være nok til at offentliggøre konferencen

Udvikle erhvervsejendomme Trin 3
Udvikle erhvervsejendomme Trin 3

Trin 2. Find brancheledere til at deltage

Du har brug for en stor overskrift eller hovedtaler til at overbevise andre mennesker i branchen.

Når du har bekræftet, at store navne i feltet vil deltage, kan du inkludere disse oplysninger i dit konferencemateriale, f.eks. Dine opfordringer til deltagere

Udvikle erhvervsejendomme Trin 2
Udvikle erhvervsejendomme Trin 2

Trin 3. Opret et konferencewebsted

I disse dage er det næsten obligatorisk at have en digital tilstedeværelse til en vellykket konference. Find en tilgængelig URL, der indeholder konferencens navn eller et logisk afledt af det, så det bliver let at finde. Inkluder alle vigtige oplysninger om konferencen på webstedet, og sørg for at angive URL'en på alt trykmateriale og reklamer, der er relateret til konferencen.

  • Sørg for at medtage dato, klokkeslæt og adresse på konferencelokalet på webstedet og navne på fremtrædende talere. Du kan også inkludere oplysninger om transport, logi, attraktioner i området, og du kan vedhæfte konferenceplanen, når den er tilgængelig, hvis det ønskes.
  • Du kan også opdatere webstedet med et link til registrering, når du er klar til at åbne registreringen.
Hold kontakten med en pige, du kan lide Trin 7
Hold kontakten med en pige, du kan lide Trin 7

Trin 4. Reklamer

Start tidligt (op til et år i forvejen), så oplægsholdere kan begynde at indsende forslag til sessionsideer. Afhængigt af størrelsen på din konference og din målgruppe vil din tilgang variere. Husk på, hvor medlemmer af din målgruppe får deres oplysninger om denne branche eller gruppe. Disse kan omfatte:

  • Sociale medier, såsom sponsororganisationens Facebook -side og Twitter -feed
  • Listservs og e-mail kontaktlister
  • Handel blogs, blade, nyhedsbreve eller tidsskrifter
  • Plakater, flyers eller andre meddelelser sendt til relevante grupper, organisationer eller virksomheder
Arbejd på en betalingsstand Trin 1
Arbejd på en betalingsstand Trin 1

Trin 5. Indhent forslag

I dit annoncemateriale bør du også inkludere en "indkaldelse af deltagere" eller en "indkaldelse af forslag", der beder enkeltpersoner eller grupper om at indsende forslag til papir, panel eller workshop.

Afhængigt af din branche kan du bede om en bestemt længde af forslaget. I den akademiske verden, mindre konferencer normalt bede om et sammendrag af et par hundrede ord; større konferencer beder om hele manuskripter

Plank Trin 4
Plank Trin 4

Trin 6. Begynd at acceptere registreringer

Det er en god idé at have en måde, hvorpå deltagerne kan registrere sig før konferencen, selv måneder i forvejen, for at give dig en idé om, hvor mange mennesker der vil møde op.

  • Opret et registreringswebsted, der er knyttet til konferencens websted. Der er flere måder at gøre dette på ved hjælp af eksisterende tjenester, hvis du ikke har de tekniske færdigheder til at oprette dine egne. For eksempel kan du betale et gebyr for at bruge tjenesterne fra RegOnline, et firma, der hoster online registreringer til begivenheder, kompilerer dem og sender dem til dig på en brugervenlig måde.
  • Du kan også give deltagerne mulighed for at ringe eller faxe deres registreringer, hvis du har en måde at behandle betaling med kreditkort på.
  • Hvis du ikke ønsker at gøre en online- eller telefonisk metode, skal du oprette en registreringsformular og uploade den til dit websted som en PDF -fil, derefter få deltagerne til at udskrive den og udfylde den og sende den sammen med en check til din virksomheds adresse.
  • For at opmuntre til tidlig registrering, tilbyder du en rabatpris for dem, der registrerer en måned eller mere i forvejen, et lidt højere gebyr for at vente med at registrere i måneden forud for konferencen og et lidt højere gebyr for registreringer ved døren.

Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube

Tips

  • Spørg højttalerne på forhånd, om de har brug for ekstra udstyr til deres præsentationer, f.eks. Et podium, fjernsyn, store skærme eller computere.
  • Find ud af, om nogen af dine konferencedeltagere har særlige kostbehov, når du laver menuen.
  • Overvej formålet med konferencen, når du opretter rummet, og sørg enten for siddepladser i auditoriet eller siddepladser med borde til notater.
  • Når du sammenligner priserne på spillesteder, skal du også spørge om prisen på mad, vand, drikkevarer osv. Disse kan være meget dyre.

Anbefalede: