3 måder at oprette en dagsorden på

Indholdsfortegnelse:

3 måder at oprette en dagsorden på
3 måder at oprette en dagsorden på

Video: 3 måder at oprette en dagsorden på

Video: 3 måder at oprette en dagsorden på
Video: Home Assistant. Урок 9.4 ADD-ON - Xiaomi Gateway 3, интеграция в zigbee2mqtt 2024, Marts
Anonim

Dagsordener er en enkel, men vigtig måde at holde dine møder gnidningsløse fra punkt A til punkt B. På trods af populær tro behøver du ikke skrive et virkelig langt essay eller dokument. I stedet kan du lave en kortfattet oversigt over de vigtigste punkter, du gerne vil gå over i et møde. Når du har udarbejdet din dagsorden, skal du give den til alle deltagerne 3 dage før det egentlige møde finder sted.

Trin

Metode 1 af 3: Oversigt over dagsordenen

Opret en dagsorden Trin 1
Opret en dagsorden Trin 1

Trin 1. Søg online efter en skabelon, der skal bruges til din dagsorden

Se efter en simpel skabelon, der hjælper dig med effektivt at dele alle de nødvendige oplysninger i din dagsorden. Download eller referer til denne skabelon, så du kan bruge den som rygrad i dit eget dokument.

Mange websteder tilbyder gratis dagsskabeloner, f.eks. Adobe Spark og SmartSheet. Andre programmer tilbyder også dagsordenskabeloner, f.eks. Microsoft Office

Opret en dagsorden Trin 2
Opret en dagsorden Trin 2

Trin 2. Opret din dagsorden mindst 3 dage før mødet

Afsæt tid flere dage før mødet, så alle deltagerne har masser af tid til at gennemgå, hvad mødet vil handle om. En dagsorden hjælper disse deltagere med at forberede alle nødvendige materialer og giver dem tid til at rejse spørgsmål eller bekymringer om selve mødet.

For eksempel, hvis mødet skal finde sted på onsdag, vil du gerne have, at dagsordenen sendes inden søndag

Opret en dagsorden Trin 3
Opret en dagsorden Trin 3

Trin 3. Beslut, hvornår og hvor mødet skal afholdes på dagsordenen

Angiv bygningen og lokalet, som mødet vil blive afholdt i, eller online værelseskoden, hvis du holder et virtuelt møde. Angiv tydeligt dato og klokkeslæt for mødet, så alle deltagerne kan ankomme punktligt.

  • Disse oplysninger skal gå et sted langs toppen af siden.
  • For eksempel kan du skrive, at mødets dato er 30. april kl. 19:30.
Opret en dagsorden Trin 4
Opret en dagsorden Trin 4

Trin 4. Vælg et start- og sluttidspunkt for mødet

Skitsér, hvor længe mødet vil være, så deltagerne ved, hvad de kan forvente. Sigt på at holde mødet så kort som muligt, så du ikke tager for meget af andres tid. Som en tommelfingerregel, sigter du mod at holde dine møder omkring 20 til 30 minutter lange.

Nogle møder vil tage mere tid end andre, hvilket er helt normalt. Vær ærlig og på forhånd om, hvor længe mødet vil vare

Opret en dagsorden Trin 5
Opret en dagsorden Trin 5

Trin 5. Liste over de grundlæggende mål og mål for dit møde

Begræns formålet med dit møde på kogepladen. Diskuterer du kommende begivenheder, gennemgår et budget eller gennemfører du en brainstorm -session? Du får lettere ved at organisere din dagsorden, hvis du forstår de grundlæggende punkter, du vil dække.

For eksempel kan et brainstormmøde bruge mere tid på at generere ideer fra deltagerne, mens et reviewbaseret møde måske fokuserer mere på kritiske beslutninger

Metode 2 af 3: Formidling af dine pointer klart

Opret en dagsorden Trin 6
Opret en dagsorden Trin 6

Trin 1. Begræns din dagsorden til 5 emner

Skriv en liste over alt, hvad du vil tale om på mødet, selvom listen ender med at blive temmelig lang. Når du har nedskrevet dine tanker, skal du krydse punkter af, som ikke er afgørende for mødet. Vælg i stedet de 5 vigtigste emner, der virkelig skal diskuteres eller nævnes.

Fokuser på punkter, der er mere alvorlige og tidsfølsomme. For eksempel, hvis mødet handler om at afbalancere et budget, vil du gerne fokusere på diskussioner for at skære ned på midler

Opret en dagsorden Trin 7
Opret en dagsorden Trin 7

Trin 2. Vælg talepunkter, der gælder for alle på mødet

Skræddersy indholdet af mødet til listen over deltagere. Ideelt set burde hele din dagsorden være relevant for alle, der deltager i mødet. Hvis et punkt på dagsordenen kan afgøres i et telefonopkald eller en e -mail, behøver du ikke at bringe det op på dagsordenen.

For eksempel, hvis du har et spørgsmål til en individuel vejleder eller kollega, ville du ikke sætte denne henvendelse på dagsordenen

Opret en dagsorden Trin 8
Opret en dagsorden Trin 8

Trin 3. Præsenter hvert emne som et åbent spørgsmål

Transformér hvert talepunkt til et spørgsmål, der er let at diskutere med de andre medlemmer af mødet. Generer spørgsmål, der er åbne og tankevækkende, og ikke kun ja eller nej svar. Prøv at gøre disse spørgsmål så engagerende som muligt, så din mødediskussion kan være så produktiv som muligt.

For eksempel, i stedet for at sætte "catering -diskussion" som et dagsordenemne, skal du skrive noget som "Hvem skal tage imod receptionen ved vores næste arrangement?"

Opret en dagsorden Trin 9
Opret en dagsorden Trin 9

Trin 4. Lad det første punkt på din dagsorden være åbent

Giv andre medlemmer af mødet tid til at behandle eventuelle bekymringer, de har om dagsordenen eller organisationen af mødet. Dette første punkt vil ikke tage særlig lang tid i mødets omfang, men det giver deltagerne en chance for at udtrykke deres tanker og meninger om selve dagsordenen.

Generelt bør det ikke tage mere end 2 minutter at gå over dagsordenen i begyndelsen af mødet

Opret en dagsorden Trin 10
Opret en dagsorden Trin 10

Trin 5. Delegere bestemte emner til andre mennesker

Føl ikke, at du skal køre alle aspekter af mødet på egen hånd. Brug i stedet dagsordenen til at overføre lederskab til forskellige kolleger og overordnede under forskellige dele af mødet. Angiv, hvem der skal lede hvert dagsordenemne, så mødedeltagere forstår, hvem der har ansvaret for hvad.

Du kan notere "formål" og "leder" under hvert punkt på dagsordenen. For eksempel kan du angive "beslutning" som formålet med et møde, samt hvem der leder det segment af mødet

Opret en dagsorden Trin 11
Opret en dagsorden Trin 11

Trin 6. Hold et plus/delta i slutningen af dit møde

Afsæt tid i slutningen af dagsordenen til at gennemgå, hvordan mødet forløb. Dette behøver ikke at være super dybtgående-bare stille et generelt spørgsmål, der beder om forslag og feedback om mødet nederst på dagsordenen. På nogle dagsordener er dette mærket som et "plus/delta."

For eksempel kan du skrive noget i stil med: "Hvad var nogle af de stærke sider ved dette møde?" eller "Hvordan kan vi forbedre os under fremtidige møder?"

Opret en dagsorden Trin 12
Opret en dagsorden Trin 12

Trin 7. Tilføj andre vigtige oplysninger på dagsordensarket

Opret en "forberedelse" sektion ud for hvert emne på din dagsorden. Angiv enhver forskning eller andre "hjemmearbejde", som mødedeltagere skal lave, før mødet starter. Dette afsnit kan minde deltagerne om at læse specifikke papirer eller notater eller se tidligere mødenotater.

  • For eksempel kan du skrive noget i retning af: "Læs venligst den e -mail, jeg har sendt vedrørende den kommende indsamling."
  • Ikke alle aspekter af en mødedagsorden kræver forberedelse.

Metode 3 af 3: Afslutning af dagsordenen

Opret en dagsorden Trin 13
Opret en dagsorden Trin 13

Trin 1. Tildel frister til hvert emne

Inkluder et specifikt tidsoverslag med hvert talepunkt på din dagsorden. Det er i orden, hvis du ikke holder dig til en præcis tidsplan-det vigtigste er, at deltagerne har en idé om, hvor lang eller kort tid noget skal tage. Dette kan hjælpe dig med at prioritere vigtigere talepunkter i mødet.

For eksempel behøver gennemgang af dagsordenen kun at tage 2 minutter, mens større beslutninger kan have brug for 50 minutter

Opret en dagsorden Trin 14
Opret en dagsorden Trin 14

Trin 2. Del hvert dagsordenemne i håndterbare bidder

Udarbejd en kort, punktliste ved siden af hvert talepunkt, og gå deltagerne igennem, hvordan mødet vil forløbe. Opdel opgaven i små stykker, der giver hver enkelt opgave et tidsoverslag. Dette vil bidrage til at få mødet til at føles mere håndterbart og vil hjælpe med at få deltagerne til at slappe af.

For eksempel kan du bruge 5 minutter på at identificere og mærke et specifikt problem, og derefter tage 10 minutter at brainstorme mulige løsninger. Herefter kan du tage 10 minutter mere til at beslutte, hvad den bedst mulige løsning er

Opret en dagsorden Trin 15
Opret en dagsorden Trin 15

Trin 3. Giv en kopi af dagsordenen til dine kolleger 3 dage før mødet

Send dagsordenen via e -mail til mødedeltagerne, eller udlever en fysisk kopi. Sørg for, at hver person har 3 dage til at gennemgå dagsordenen før mødet, så de kan komme med forslag, hvis det er nødvendigt.

Opret en dagsorden Trin 16
Opret en dagsorden Trin 16

Trin 4. Saml de materialer, du skal bruge til bestemte dele af mødet

Tag et hurtigt kig på din dagsorden, og se, hvilke dokumenter og andre papirer du skal have ved hånden under mødet. Udskriv og afsæt disse dokumenter på forhånd, så du er organiseret og klar til at gå, før mødet starter.

For eksempel, hvis 1 del af dagsordenen kræver, at deltagerne læser et bestemt notat, skal du udskrive en kopi af dette notat og tage det med til mødet

Tips

  • Spørg dine kolleger om feedback på den dagsorden, du laver.
  • Kig online efter gratis skabeloner, der hjælper dig med at designe din dagsorden.

Anbefalede: