Sådan skriver du forretningsmails: 11 trin (med billeder)

Indholdsfortegnelse:

Sådan skriver du forretningsmails: 11 trin (med billeder)
Sådan skriver du forretningsmails: 11 trin (med billeder)

Video: Sådan skriver du forretningsmails: 11 trin (med billeder)

Video: Sådan skriver du forretningsmails: 11 trin (med billeder)
Video: 21 Phrases For Formal Emails - Business English 2024, Marts
Anonim

Overbelastning af e -mail! Mange mennesker i erhvervslivet får flere e -mails, end de kan håndtere. For at sikre, at din virksomheds e -mails bliver godt modtaget, skal du gøre dem klare, koncise og handlingsrettede. Derudover kan det hjælpe dig og din virksomhed med at opbygge og opretholde en professionel tilstedeværelse ved at bruge det passende format og vide, hvad de skal indeholde i eller ekskludere fra en forretningsmail.

Trin

Del 1 af 3: Frembringelse af en klar, kortfattet og praktisk meddelelse

Skriv forretningsmails Trin 1
Skriv forretningsmails Trin 1

Trin 1. Opsummer e-mailen i et emne på 6-8 ord

Det er vigtigt at sikre, at du inkluderer et emne, da en e -mail, der ikke har et emne, kan blive ignoreret. Dit emne skal være kort og præcist, og det skal fremhæve e -mailens hovedbudskab. Det ideelle emne giver læseren alt, hvad de behøver at vide, eller informerer dem om, at de har brug for at træffe en beslutning. Folk, der modtager hundredvis af e -mails om dagen, må kun åbne e -mails med særligt overbevisende emner. Sørg for at placere de vigtigste ord i emnet først, fordi hele emnet muligvis ikke er synligt på en mobilenhed. Ideelle emner er 6-8 ord og tilpasset til modtageren.

  • Eksempler på gode e -mail -emnelinjer

    • Marketingmøde 6/7 kl. 15.00. Kan du deltage?
    • Printeren gik i stykker. Kan jeg erstatte for $ 200?
    • Din PetsAlive.org -forsendelse ankommer den 9/8
  • Eksempler på dårlige e -mail -emnelinjer

    • Et møde
    • En printer
    • På vej til dig
Skriv forretningsmails Trin 2
Skriv forretningsmails Trin 2

Trin 2. Gør e -mails præcise

Folk har travlt, og de vil ikke bruge meget tid på at læse arbejdsmails. Gør dine e -mails så korte som de kan være, mens du stadig giver alle de nødvendige detaljer. Dine sætninger skal være korte og præcise.

  • Inden du sender din e -mail, skal du læse den igennem og fjerne alle irrelevante oplysninger. Generelt, hvis du har givet overskydende eller off-topic oplysninger, skal du slette dem.
  • Nogle mennesker forsøger at oprette og sende e -mails, der indeholder fem sætninger eller mindre. Hvis du kan gøre dette, er det en god retningslinje for at holde en e-mail brief og til det punkt. Du kan gøre dette ved at besvare spørgsmålene:”Hvem er jeg? Hvad vil jeg? Hvorfor spørger jeg denne person? Hvorfor skulle de gøre det, jeg beder om? Hvad er det næste trin, som jeg/de/vi skal tage?” Dette gælder dog den gennemsnitlige e-mail, ikke en e-mail, der kræver mange detaljer, eller en hurtig "tak" til din kollega, der sendte dig det link.
Skriv forretningsmails Trin 3
Skriv forretningsmails Trin 3

Trin 3. Skriv e -mailen, så den kan skimmes og handle

Brug formatering, der hjælper din læser hurtigt med at få de oplysninger, de har brug for. Fed de vigtigste sætninger eller begreber i en lang e -mail.

Brug punkttegn og fed tekst til at gøre e -mailen lettere at skumme og handle på

Skriv forretningsmails Trin 4
Skriv forretningsmails Trin 4

Trin 4. Inkluder webadresser eller vedhæftede filer, hvis det hjælper læseren med at behandle e -mailen hurtigere

Tving aldrig læseren til at jage efter en URL eller vedhæftet fil i en anden e -mail.

  • Eksempel på god URL -implementering

    "Dagsordenen for marketingmødet er i denne Google doc -URL: Google.com/sample"

  • Eksempel på en dårlig URL -implementering

    "Dagsordenen for marketingmødet er i den e -mail, jeg sendte dig den 4."

Skriv forretningsmails Trin 5
Skriv forretningsmails Trin 5

Trin 5. Spørg klart efter den handling, du vil have læseren til at foretage

Lad ikke læseren gætte på, at du beder om en beslutning eller råd, en henvisning eller et køb. Spørg direkte og utvetydigt om, hvad det er, du ønsker, har brug for eller forventer!

  • Det er især vigtigt at spørge klart, hvis du sender til flere personer. Og sørg for at kalde navnet på den specifikke person, du har brug for for at træffe beslutningen. For eksempel: "Elizabeth: Vil du foretrække, at jeg går ned ad sti A eller sti B her?"
  • Alternativt, hvis din e -mail kun informerer nogen om noget frem for at bede om en handling, skal du tydeligt markere e -mailen som "FYI" i emnet eller i første sætning.

Del 2 af 3: Bevarelse af formalitet og professionelt image

Skriv forretningsmails Trin 6
Skriv forretningsmails Trin 6

Trin 1. Brug en formel tone

Tonen i din e -mail skal forblive professionel og ligetil. Stræb efter en selvsikker og høflig tone. Prøv at lade følelsesmæssigt eller uformelt sprog være uden for e -mailen. Undgå sammentrækninger og forkortelser, når det er muligt. Husk, sætninger i fuld længde virker ofte mere formelle.

  • For eksempel er følgende e -mail for uformel til erhvervslivet: Tak for de slanger, du sendte. Jeg er ked af at sige, at to var døde. Send mere snart, plz. Tal med dig senere!
  • En mere formel version af den tidligere e -mail: Tak for din forsendelse af de fire kuglepytoner til vores butik, Pets Alive! den 2. marts 2015. Desværre ser det ud til at to af slangerne har været skadet under leveringen og var døde, da jeg åbnede slangekassen. Jeg vil gerne have, at du sender to udskiftningsslanger hurtigst muligt. Send mig en e -mail, eller ring til butikken med yderligere spørgsmål eller for at aftale en ny forsendelse.
  • Nogle gange er en mere uformel e-mail passende "in house" med kolleger, man kender godt, og hvis det er i tråd med "arbejdskultur". Brug dog ikke tekstforkortelser, brug komplette sætninger, og skriv ikke noget, som du ikke ville have, at din chef skulle læse.
Skriv forretningsmails Trin 7
Skriv forretningsmails Trin 7

Trin 2. Korrekturlæs din e -mail

Gør dit bedste for at sikre, at din e -mail ikke indeholder grammatik- eller stavefejl og bruger standard tegnsætning - f.eks. ALLE CAPS. Mange e -mail -programmer indeholder en stavekontrol; hvis din e -mail har en, så brug den! Dårlig grammatik vil næsten helt sikkert undergrave den besked, du sender, så brug om muligt en grammatikcheck, hvis det er muligt.

Hvis du sender en e -mail til et stort antal mennesker, eller hvis e -mailen er særlig vigtig, kan du have en (eller flere personer) korrekturlæst den, før du sender den

Del 3 af 3: Bedste fremgangsmåder til formelle hilsner og lukninger

Afhængigt af dit forhold til modtageren, kan du bruge formelle åbninger og lukninger. Følgende giver en vis retning og en række valgmuligheder.

Skriv forretningsmails Trin 8
Skriv forretningsmails Trin 8

Trin 1. Begynd din e -mail med en hilsen

Hilsenen skal være kortfattet og formel. Du kan vælge at adressere en person specifikt ved navn, afhængigt af meddelelsens kontekst. En besked til en anden virksomhed eller til en uspecificeret person kræver ikke et navn.

  • Nogle eksempler på hilsner er:

    • God eftermiddag,
    • Vær hilset,
    • Kære Dr. Smith,
    • Fru Campbell,
Skriv forretningsmails Trin 9
Skriv forretningsmails Trin 9

Trin 2. Afslut e -mailen med en lukning

En passende lukning er høflig og signalerer, at e -mailen er slut. Selvom lukningen af en e -mail muligvis ikke er forsynet med en almindelig lukning af bogstaver, f.eks. “Bedste ønsker” eller “Med venlig hilsen”, betragtes det som en “bedste fremgangsmåde” for at afslutte din e -mail.

  • Nogle mulige lukninger:

    • Jeg ser frem til dit svar,
    • Jeg håber at høre fra dig snart,
    • Tak for din tid,
  • Du kan afslutte dine kæledyr i live! e -mail til slangedistributøren ved at sige: "Tak for din opmærksomhed på dette spørgsmål."
Skriv forretningsmails Trin 10
Skriv forretningsmails Trin 10

Trin 3. Skriv dit navn

Det er passende at skrive dit navn i slutningen af en e -mail. Mange e -mail -programmer giver dig mulighed for at levere en automatisk signatur, der er tilpasset din smag. Vær sikker på at formaliteten i dit svar matcher detaljerne i e -mailen. Du vil måske angive dit fulde navn og titel i en arbejdsmail til en anden virksomhed eller til en person, du ikke har mødt, mens dit fornavn alene kan være passende i en e -mail til en kollega, du ser hver dag.

  • Nogle signaturmuligheder er:

    • Dr. Jane Smith (mest formelle)
    • Dr. Smith (lidt mindre formel)
    • Jane Smith (lidt uformel)
    • Jane (uformel)
Skriv forretningsmails Trin 11
Skriv forretningsmails Trin 11

Trin 4. Overvej at angive kontaktoplysninger under din signatur

Afhængigt af detaljerne i e -mailen kan du angive kontaktoplysninger, f.eks. Dit telefonnummer, faxnummer, adresse eller websted. Hvis dette er oplysninger, som du ønsker at inkludere i de fleste eller alle dine e -mails, kan det indbygges i din tilpassede e -mail -signatur.

Eksempel på annoterede e -mails

Image
Image

Kommenteret e -mail til klient

Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.

Image
Image

Kommenteret e -mail til kolleger

Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.

Image
Image

Kommenteret e -mail til medarbejdere

Understøtt wikiHow og låse alle prøver op.

Tips

  • Undgå forkortelser og akronymer, medmindre du er sikker på, at modtageren forstår dem, og de går ikke på kompromis med dit professionelle image.
  • Sørg for at undgå at bruge jargon så meget som muligt og forklare enhver jargon, du bruger, som din e -mail -modtager muligvis ikke forstår.

Anbefalede: