Sådan skriver du en standardbetjeningsprocedure: 15 trin

Indholdsfortegnelse:

Sådan skriver du en standardbetjeningsprocedure: 15 trin
Sådan skriver du en standardbetjeningsprocedure: 15 trin

Video: Sådan skriver du en standardbetjeningsprocedure: 15 trin

Video: Sådan skriver du en standardbetjeningsprocedure: 15 trin
Video: Тайна, почему девушки не любят ХОРОШИХ ПАРНЕЙ? 2024, Marts
Anonim

En Standard Operating Procedure (SOP) er et dokument, der består af trinvise oplysninger om, hvordan en opgave skal udføres. En eksisterende SOP skal muligvis bare ændres og opdateres, eller du kan være i et scenario, hvor du skal skrive en fra bunden. Det lyder skræmmende, men det er egentlig bare en tjekliste. Se trin 1 for at få bolden til at rulle.

Trin

Del 1 af 3: Formatering af din SOP

Skriv en standardprocedure Trin 1
Skriv en standardprocedure Trin 1

Trin 1. Vælg dit format

Der er ingen rigtige eller forkerte måde at skrive en SOP på. Imidlertid har din virksomhed sandsynligvis et antal SOP'er, du kan henvise til for retningslinjer for formatering, der beskriver, hvordan de foretrækker det. Hvis det er tilfældet, skal du bruge de eksisterende SOP'er som en skabelon. Hvis ikke, har du et par muligheder:

  • Et enkelt trinformat. Dette er for rutinemæssige procedurer, der er korte, har få mulige resultater og er rimelige til punktet. Bortset fra den nødvendige dokumentation og sikkerhedsretningslinjer er det egentlig bare en punktliste med enkle sætninger, der fortæller læseren, hvad han skal gøre.
  • Et hierarkisk trinformat. Dette er normalt for lange procedurer - dem med mere end ti trin, der involverer et par beslutninger, der skal træffes, afklaring og terminologi. Dette er normalt en liste over hovedtrin alle med deltrin i en meget bestemt rækkefølge.
  • Et rutediagramformat. Hvis proceduren mere ligner et kort med et næsten uendeligt antal mulige resultater, kan et rutediagram være din bedste chance. Dette er det format, du skal vælge, når resultaterne ikke altid er forudsigelige.
Skriv en standardprocedure Trin 2
Skriv en standardprocedure Trin 2

Trin 2. Overvej dit publikum

Der er tre hovedfaktorer, der skal tages i betragtning, inden du skriver din SOP:

  • Dit publikums forkundskaber. Kender de din organisation og dens procedurer? Kender de terminologien? Dit sprog skal matche læserens viden og investering.
  • Dit publikums sproglige evner. Er der nogen chance for, at folk, der ikke taler dit sprog, vil "læse" din SOP? Hvis dette er et problem, er det en god idé at inkludere masser af kommenterede billeder og diagrammer.
  • Størrelsen på dit publikum. Hvis flere mennesker på én gang læser din SOP (dem i forskellige roller), skal du formatere dokumentet mere som en samtale i et skuespil: bruger 1 fuldfører en handling, efterfulgt af bruger 2, og så videre og så videre. På den måde kan hver læser se, hvordan han eller hun er en integreret tandhjul i den velsmurte maskine.
Skriv en standardprocedure Trin 3
Skriv en standardprocedure Trin 3

Trin 3. Overvej din viden

Hvad det bunder i er dette: Er du den bedste person til at skrive dette? Ved du, hvad processen indebærer? Hvordan kan det gå galt? Hvordan gør man det sikkert? Hvis ikke, kan det være bedre at aflevere det til en anden. En dårligt skrevet-eller, hvad mere er, unøjagtig-SOP vil ikke kun reducere produktiviteten og føre til organisatoriske fejl, men det kan også være usikkert og have en negativ indvirkning på alt fra dit team til miljøet. Kort sagt, det er ikke en risiko, du skal tage.

Hvis dette er et projekt, du har fået tildelt, som du føler dig tvunget (eller forpligtet) til at fuldføre, skal du ikke vige fra at bede dem, der dagligt gennemfører proceduren, om hjælp. At gennemføre interviews er en normal del af enhver SOP-oprettende proces

Skriv en standardprocedure Trin 4
Skriv en standardprocedure Trin 4

Trin 4. Beslut mellem en kort eller lang SOP

Hvis du skriver eller opdaterer en SOP for en gruppe individer, der er bekendt med protokol, terminologi osv., Og bare ville have fordel af en kort og hurtig SOP, der mere ligner en tjekliste, kan du bare skrive det i kort form.

Bortset fra grundlæggende formål og relevante oplysninger (dato, forfatter, ID#osv.) Er det egentlig bare en kort liste over trin. Når der ikke er behov for detaljer eller afklaring, er dette vejen frem

Skriv en standardprocedure Trin 5
Skriv en standardprocedure Trin 5

Trin 5. Husk dit SOP -formål

Det indlysende er, at du har en procedure i din organisation, der bliver ved med at blive gentaget igen og igen og igen. Men er der en særlig grund til, at denne SOP er særlig nyttig? Skal det understrege sikkerheden? Overholdelsesforanstaltninger? Bruges det til træning eller i det daglige? Her er et par grunde til, at din SOP er nødvendig for dit teams succes:

  • For at sikre, at overholdelsesstandarder overholdes
  • For at maksimere produktionskravene
  • For at sikre, at proceduren ikke har en negativ indvirkning på miljøet
  • For at sikre sikkerheden
  • For at sikre at alt går efter planen
  • For at forhindre fejl i produktionen
  • Skal bruges som uddannelsesdokument

    Hvis du ved, hvad din SOP skal understrege, bliver det lettere at strukturere din skrivning omkring disse punkter. Det er også lettere at se, hvor vigtig din SOP er

Del 2 af 3: Skrivning af din SOP

Skriv en standardprocedure Trin 6
Skriv en standardprocedure Trin 6

Trin 1. Dæk det nødvendige materiale

Generelt vil tekniske SOP'er bestå af fire elementer bortset fra selve proceduren:

  • Titel side. Dette omfatter 1) procedurens titel, 2) et SOP -identifikationsnummer, 3) dato for udstedelse eller revision, 4) navnet på det agentur/division/filial, SOP gælder for, og 5) underskrifterne fra dem, der forberedte og godkendt af SOP. Dette kan formateres, som du vil, så længe oplysningerne er klare.
  • Indholdsfortegnelse. Dette er kun nødvendigt, hvis din SOP er ret lang, hvilket giver mulighed for let reference. En simpel standardoversigt er, hvad du finder her.
  • Kvalitetssikring/kvalitetskontrol. En procedure er ikke en god procedure, hvis den ikke kan kontrolleres. Få de nødvendige materialer og detaljer til rådighed, så læseren kan sikre, at de har opnået de ønskede resultater. Dette kan omfatte andre dokumenter, f.eks. Præstationsvurderingsprøver.
  • Reference. Sørg for at angive alle citerede eller væsentlige referencer. Hvis du refererer til andre SOP'er, skal du vedhæfte de nødvendige oplysninger i tillægget.

    Din organisation kan have en anden protokol end denne. Hvis der allerede findes eksisterende SOP'er, kan du henvise til, opgive denne struktur og overholde, hvad der allerede er på plads

Skriv en standardprocedure Trin 7
Skriv en standardprocedure Trin 7

Trin 2. Ved selve proceduren skal du sørge for at dække følgende:

  • Anvendelsesområde og anvendelsesområde. Med andre ord, beskriv formålet med processen, dens grænser og hvordan den bruges. Inkluder standarder, lovkrav, roller og ansvar samt input og output.
  • Metodik og procedurer.

    Problemets kød - angiv alle trin med nødvendige detaljer, herunder hvilket udstyr der er nødvendigt. Dæk sekventielle procedurer og beslutningsfaktorer. Adressér "hvad hvis" og de mulige forstyrrelser eller sikkerhedshensyn.

  • Afklaring af terminologi. Identificer akronymer, forkortelser og alle sætninger, der ikke er i almindelig sprogbrug.
  • Sundheds- og sikkerhedsadvarsler. At blive opført i sin egen sektion og sammen med trinene, hvor det er et problem. Glans ikke over dette afsnit.
  • Udstyr og forsyninger.

    Komplet liste over hvad der er nødvendigt og hvornår, hvor man finder udstyr, standarder for udstyr osv.

  • Advarsler og forstyrrelser. Grundlæggende et fejlfindingsafsnit. Dæk hvad der kunne gå galt, hvad du skal passe på, og hvad der kan forstyrre det endelige, ideelle produkt.

    • Giv hvert af disse emner deres eget afsnit (normalt betegnet med tal eller bogstaver) for at forhindre, at din SOP bliver ordrig og forvirrende og giver let reference.
    • Dette er på ingen måde en udtømmende liste; dette er bare toppen af det proceduremæssige isbjerg. Din organisation kan angive andre aspekter, der kræver opmærksomhed.
Skriv en standardprocedure Trin 8
Skriv en standardprocedure Trin 8

Trin 3. Gør din skrivning kortfattet og let at læse

Odds er, at dit publikum ikke vælger at læse dette for sjov. Du vil holde det kort og klart - ellers vil deres opmærksomhed afvige, eller de finder dokumentet formidabelt og svært at forstå. Generelt skal du holde dine sætninger så korte som muligt.

  • Her er et dårligt eksempel: Sørg for at rense alt støv fra luftakslerne, før du begynder at bruge dem.
  • Her er et godt eksempel: Støvsug alt støv fra luftaksler før brug.
  • Generelt må du ikke bruge "dig". Det burde være underforstået. Tal med den aktive stemme, og start dine sætninger med kommando -verber.
Skriv en standardprocedure Trin 9
Skriv en standardprocedure Trin 9

Trin 4. Interview om nødvendigt personalet, der er involveret i processen, om hvordan de udfører opgaven

Det sidste du vil gøre er at skrive en SOP, der simpelthen er unøjagtig. Du går på kompromis med dit teams sikkerhed, deres effektivitet, deres tid, og du tager en etableret proces og gør ikke noget ved det - noget dine holdkammerater måske synes er lidt stødende. Stil spørgsmål, hvis du har brug for det! Du vil have det rigtigt.

Hvis du ikke ved det, skal du selvfølgelig spørge flere kilder, der dækker alle roller og ansvar. Et teammedlem følger muligvis ikke standardbetjeningsproceduren, eller et andet kan kun være involveret i en del af skødet

Skriv en standardprocedure Trin 10
Skriv en standardprocedure Trin 10

Trin 5. Opdel store stykker tekst med diagrammer og rutediagrammer

Hvis du har et skridt eller to, der er særligt skræmmende, skal du gøre det let for dine læsere med en slags diagram eller diagram. Det gør det lettere at læse og giver sindet en kort pause fra at forsøge at give mening om det hele. Og det ser ud til at være mere komplet og velskrevet for dig.

Inkluder disse ikke bare for at øge din SOP; kun gøre dette, hvis det er nødvendigt, eller hvis du prøver at bygge bro over et sproggab

Skriv en standardprocedure Trin 11
Skriv en standardprocedure Trin 11

Trin 6. Sørg for, at hver side har kontroldokumentnotation

Din SOP er sandsynligvis en af mange SOPS - på grund af dette har din organisation forhåbentlig en eller anden form for større database, der katalogiserer alt inden for et bestemt referencesystem. Din SOP er en del af dette referencesystem og har derfor brug for en slags kode for at blive fundet. Det er her, notationen kommer ind.

Hver side skal have en kort titel eller ID #, et revisionsnummer, dato og "side #af #" i øverste højre hjørne (for de fleste formater). Du har måske brug for en fodnote (eller har disse i fodnoten), afhængigt af din organisations præferencer

Del 3 af 3: Sikring af succes og nøjagtighed

Skriv en standardprocedure Trin 12
Skriv en standardprocedure Trin 12

Trin 1. Test proceduren

Hvis du ikke vil teste din procedure, har du sandsynligvis ikke skrevet den godt nok. Lad en person med et begrænset kendskab til processen (eller en person, der er repræsentant for den normale læser) bruge din SOP til at guide dem. Hvilke problemer løb de over? Hvis der er nogen, adresser dem og foretag de nødvendige forbedringer.

  • Det er bedst at få en håndfuld mennesker til at teste din SOP. Forskellige personer vil have forskellige problemer, hvilket giver mulighed for en lang række (forhåbentlig nyttige) svar
  • Sørg for at teste proceduren på en, der aldrig har gjort det før. Enhver med forudgående viden vil stole på deres viden for at få dem igennem og ikke dit arbejde og dermed besejre formålet.
Skriv en standardprocedure Trin 13
Skriv en standardprocedure Trin 13

Trin 2. Få SOP gennemgået af dem, der rent faktisk udfører proceduren

I sidste ende er det ligegyldigt, hvad dine chefer synes om SOP. Det er dem, der rent faktisk udfører arbejdet, det er vigtigt for. Så før du sender dit arbejde til de højere ups, skal du vise dine ting til dem, der skal udføre (eller der gør) jobbet. Hvad synes de?

At tillade dem at blive involveret og føle, at de er en del af processen, vil gøre dem mere tilbøjelige til at acceptere denne SOP, du arbejder på. Og de får uundgåeligt nogle gode ideer

Skriv en standardprocedure Trin 14
Skriv en standardprocedure Trin 14

Trin 3. Få SOP gennemgået af dine rådgivere og kvalitetssikringsteamet

Når teamet giver dig muligheden, kan du sende det til dine rådgivere. De har sandsynligvis mindre input til selve det faktiske indhold, men de giver dig besked, hvis det opfylder formateringskrav, hvis der er noget, du har savnet, og protokollen til at gøre det hele officielt og input til systemet.

  • Rut SOP for godkendelser ved hjælp af dokumentstyringssystemer for at sikre revisionsspor af godkendelserne. Dette vil variere fra organisation til organisation. Grundlæggende vil du have, at alt skal overholde retningslinjer og regler.
  • Underskrifter vil være nødvendige, og de fleste organisationer har i dag ingen problemer med at acceptere elektroniske signaturer.
Skriv en standardprocedure Trin 15
Skriv en standardprocedure Trin 15

Trin 4. Når du er godkendt, skal du begynde at implementere din SOP

Dette kan indebære at gennemføre en formel uddannelse for affektpersonalet (f.eks. Klasseundervisning, computerbaseret træning osv.), Eller det kan betyde, at dit papir hænges på badeværelset. Uanset hvad det er, så få dit arbejde derude! Du arbejdede for det. Tid til anerkendelse!

Sørg for, at din SOP forbliver aktuel. Hvis det nogensinde bliver forældet, skal du opdatere det, få opdateringerne godkendt og dokumenteret igen og omfordele SOP'en efter behov. Dit teams sikkerhed, produktivitet og succes har betydning

Video - Ved at bruge denne service kan nogle oplysninger blive delt med YouTube

Tips

  • Sørg for, at dokumenthistorik er dokumenteret for hver versionændring.
  • Kontroller, om der findes en gammel version af SOP, før du skriver din. Du kan muligvis bare foretage et par hurtige ændringer. Sørg dog stadig for at dokumentere dem!
  • Brug simpelt engelsk til at forklare trinene.
  • Check for klarhed. Sørg for, at der ikke er flere fortolkninger. Vis proceduren for en, der ikke kender processen, og lad dem fortælle dig, hvad de synes, den siger; du kan blive overrasket.
  • Få folk til at gennemgå dit dokument, før de får godkendelse.
  • Brug flowcharts og billedlige fremstillinger, så læseren er klar over processen.
  • Husk at involvere interessenterne, når det er muligt, så den dokumenterede proces er den egentlige proces.

Anbefalede: