Sådan skriver du et virksomhedsbrev til kunder (med prøvebreve)

Indholdsfortegnelse:

Sådan skriver du et virksomhedsbrev til kunder (med prøvebreve)
Sådan skriver du et virksomhedsbrev til kunder (med prøvebreve)

Video: Sådan skriver du et virksomhedsbrev til kunder (med prøvebreve)

Video: Sådan skriver du et virksomhedsbrev til kunder (med prøvebreve)
Video: How to Write a Business Letter 2024, Marts
Anonim

Når du ejer en virksomhed, skal du sandsynligvis skrive breve til dine kunder. Du skriver muligvis for at fortælle dem om nye begivenheder eller tilbud, eller du reagerer muligvis på en kundeklager på vegne af din virksomhed. Uanset årsagen til brevet skal du altid bevare en professionel tone.

Trin

Eksempel på forretningsbreve

Image
Image

Prøvebrev, der annoncerer ny virksomhed

Image
Image

Eksempel på forretnings tak

Image
Image

Eksempel på undskyldningsbrev fra erhvervslivet

Del 1 af 2: Formatering af virksomhedsbrevet

Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 1
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 1

Trin 1. Brug et professionelt brevpapir

Forretningsbrevet vil være en repræsentation af din virksomhed. Så det skal se distinkt og høj kvalitet ud. Det skal også bære din virksomheds logo eller mærke.

Du kan oprette et brevpapir ved hjælp af foruddesignede farvebrevpapirskabeloner i Microsoft word. Sørg for at bruge dit eksisterende logo eller mærke i brevpapiret

Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 2
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 2

Trin 2. Åbn et tekstbehandlingsprogram

Du bør altid skrive et forretningsbrev på en computer.

  • Opret et nyt dokument og konfigurer margener på 1 tommer for dokumentet.
  • Brug en serif -skrifttype som Times New Roman, Georgia eller Ariel. Sørg for at bruge en skriftstørrelse, der ikke er større end 12 punkter, men ikke mindre end 10 punkter. Brevet bør ikke være svært at læse på grund af skriftvalg eller skriftstørrelse.
  • Sørg for, at dokumentet er indstillet til et enkelt mellemrum.
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 3
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 3

Trin 3. Konfigurer blokformularen

Blokformularen er det mest almindelige format, der bruges til forretningsbreve. Det er også det nemmeste at konfigurere og følge. Hver overskrift skal venstrejusteres, og der skal være et mellemrum mellem hver overskrift. Fra toppen af bunden af dokumentet skal dit forretningsbrev have følgende overskrifter:

  • Dagens dato eller den dato, hvor du sender brevet. Datoen er vigtig, da den kan bruges til dine optegnelser og modtagerens optegnelser. Det kan også have lovlig brug. Så sørg for at det er korrekt.
  • Afsenderens adresse. Dette er din adresse, formateret i standardadressestilen. Hvis din adresse allerede vises i dit brevpapir, kan du springe denne overskrift over.
  • Den indvendige adresse. Dette er navnet og adressen på den person, du skriver til. Brugen af hr/fru er valgfri. Så hvis du for eksempel skrev til Nina Brown, kan du forlade fruen/frøkenen uden for hendes navn, hvis du ikke er sikker på, hvad hendes civilstand er.
  • Hilsen. Dette kan være "Dear Ms Brown" eller "Dear Nina Brown". Hvis du ikke er sikker på, hvem der skal læse brevet, skal du bruge “Dear Sir, or Dear Madam”. Du kan også bruge “Til hvem det kan bekymre sig”, men kun som en sidste udvej, hvis du ikke aner, hvem dit publikum er.
  • Brevets brødtekst. Vi vil fokusere mere på dette i det næste afsnit af artiklen.
  • Brevets lukning, med underskrift. Dette kan være "Med venlig hilsen" eller "Venlig hilsen".

Del 2 af 2: Skrivning af forretningsbrevet

Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 4
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 4

Trin 1. Identificer dit publikum

Brevets tone bør altid forblive professionel, uanset publikum. Men du vil sandsynligvis justere dit sprog eller ordvalg baseret på, hvem du skriver til. Hvis du skriver til personaleafdelingen i en anden virksomhed, skal du muligvis bruge et mere formelt sprog. Men hvis du skriver til en bestemt kunde, kan du bruge et mere uformelt eller afslappet sprog.

  • At identificere dit publikum betyder også, at du undgår at forvirre dit publikum. Undgå at bruge terminologi, din læser ikke forstår. En kunde kender sandsynligvis ikke forkortelserne, der bruges til rumprogrammet i din virksomhed, for eksempel, så undgå at bruge dem i brevet.
  • Reglen nummer et for at skrive et godt forretningsbrev er at være klar, kortfattet og høflig.
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 5
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 5

Trin 2. Angiv formålet med brevet i den første linje

Overvej formålet med brevet. Er det for at fortælle dine kunder om din nye placering i en ny bydel? Er det for at minde en kunde om en ubetalt regning eller udestående saldo? Eller besvare en kundeklager? Med dette formål i tankerne, lav en første linje, der lader læseren med det samme vide, hvad brevet vil handle om. Vær ikke uklar om formålet med brevet. Kom til sagen.

  • Start med at bruge “jeg”, hvis du angiver din mening som virksomhedsejer. Brug "vi", hvis du skriver på vegne af en virksomhed eller organisation.
  • Fokuser på en direkte erklæring som: "Vi skriver for at informere dig" eller "Vi skriver efter anmodning". Du kan også bruge en "jeg" -erklæring, hvis du skriver som ejer af virksomheden. Såsom: "Jeg kontakter dig fordi" eller "jeg har for nylig hørt om … og vil gerne vide mere om …"
  • For eksempel skriver du (virksomhedsejeren) Nina Brown om en ubetalt regning fra sidste måned. Begynd brevet med: "Jeg kontakter dig, fordi du har en udestående saldo på din konto fra marts 2015."
  • Eller du er medarbejder i en virksomhed og skriver som svar på en kundeklager over virksomhedens rumprogram. Begynd brevet med: "Vi modtog din klage over vores Mars -rumprogram."
  • Du skriver muligvis for at informere læseren om, at de vandt en konkurrence, eller de modtog en plads i et kandidatprogram. Begynd med en sætning som: "Jeg er glad for at informere dig …" Eller "Vi glæder os til at informere dig …".
  • Hvis du leverer dårlige nyheder, skal du begynde med en sætning som: "Vi beklager at informere dig …". Eller, "Efter grundig overvejelse har jeg besluttet ikke at …".
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 6
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 6

Trin 3. Brug den aktive, frem for den passive, stemme

Vi bruger den passive stemme hele tiden i almindelig tale. Men den passive stemme kan få din skrivning til at virke kedelig eller forvirrende. Den aktive stemme er meget mere effektiv i et forretningsbrev, fordi den etablerer en mere selvhævdende tone.

  • Et eksempel på den passive stemme kan være: "Hvilke specifikke klager kan jeg rette for dig?" Sætningens emne, kunden ("dig"), vises i slutningen af sætningen, snarere end i begyndelsen af sætningen.
  • Et eksempel på den aktive stemme kan være: "Hvad kan jeg gøre for at behandle dine klager?" Denne version af sætningen, med den aktive stemme, er meget tydeligere og lettere at forstå for læseren.
  • Brugen af den passive stemme kan være en god måde at få dit budskab på tværs uden at henlede opmærksomheden på en fejl eller et flatterende punkt. Men brug det kun i dette tilfælde. Generelt er den aktive stemme meget mere effektiv i forretningsbreve.
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 7
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 7

Trin 4. Henvis til en tidligere begivenhed eller en tidligere kommunikation med læseren, hvis det er relevant

Måske kontaktede du Nina Brown tidligere i sidste måned med en advarsel om hendes ubetalte regning. Eller måske udtrykte en kunde sin frustration over rumprogrammet i sidste måned på en konference. Hvis du allerede har været i kontakt med læseren, skal du anerkende dette. Det vil minde læseren om din tidligere kontakt og få forretningsbrevet til at føles mere umiddelbart og vigtigt.

Brug en sætning som: "Per mit tidligere brev om din ubetalte regning …" eller "Tak for din betaling i marts." Eller "Det var meget nyttigt at høre om dine problemer med rumprogrammet på konferencen i maj."

Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 8
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 8

Trin 5. Kom med en anmodning eller tilbud hjælp

Etabler en positiv tone med læseren ved at fremsætte en høflig anmodning eller tilbyde hjælp i form af et arbejdsforhold.

  • Sig, at du er en virksomhedsejer, der forsøger at få en kunde til at betale en regning. Brug en sætning som: "Jeg ville sætte pris på din umiddelbare opmærksomhed i forbindelse med din ubetalte regning."
  • Sig, at du skriver på vegne af din virksomhed. Brug en sætning som: "Vi vil gerne oprette et møde ansigt til ansigt med dig og vores personalechef."
  • Du bør også tilbyde at besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, læseren måtte have. Brug en sætning som: "Jeg vil med glæde besvare eventuelle spørgsmål eller bekymringer, du måtte have om din regning." Eller "Vil du have, at vi giver dig flere detaljer om programmet?"
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 9
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 9

Trin 6. Afslut brevet

Inkluder en opfordring til handling, fra din side eller fra læserens side. Dette kan være et krav om betaling inden en bestemt dato eller en note om oprettelse af et formelt møde med læseren.

  • Inkluder en sætning om at tale med modtageren af brevet i fremtiden. "Jeg glæder mig til at se dig på budgetmødet i næste uge." Eller "Ser frem til at drøfte dette yderligere med dig under dit besøg i vores hovedkvarter."
  • Bemærk alle dokumenter, du har med dit brev. Tilføj en sætning som "Find venligst vedlagt din ubetalte regning" eller "Du finder vedlagt en kopi af vores space outreach -program."
  • Afslut brevet med en afsluttende sætning. Brug "Med venlig hilsen" eller "Med venlig hilsen din" til kunder eller kunder.
  • Brug "Din trofast" til formelle breve til personer, du slet ikke kender.
  • Brug kun "Hilsen" eller "Bedste", hvis du skriver til en, du kender godt eller har et arbejdsforhold med.
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 10
Skriv et forretningsbrev til kunderne Trin 10

Trin 7. Korrekturlæs brevet

Al din omhyggelige formatering og skrivning er forgæves, hvis brevet er fuld af stavefejl!

  • Se efter eventuelle forekomster af den passive stemme, og prøv at justere sætningen til den aktive stemme.
  • Læg mærke til eventuelle sætninger, der løber længe eller ikke er klare og direkte. I et forretningsbrev er mindre normalt mere, så tag ned på længden af dine sætninger, hvis det er muligt.

Anbefalede: